Reisen ins und im Ausland

Da für Reisen ins und im Ausland andere Bedingungen als für solche im Inland gelten, werden die Reisekostenvergütungen von Auslandsreisen durch das BRKG gesondert behandelt (§ 14 BRKG). Die Bestimmungen für Auslandsreisen finden sich in der sogenannten Auslandsreisekostenverordnung (ARV) und in der jährlich aktualisierten Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV).

Die wichtigsten Regelungen im Folgenden.

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Bestimmungen zur Fahrtkostenerstattung (§ 2 ARV; § 4 BRKG)

Bei Bahnreisen können die Kosten für die Nutzung der ersten Klasse und der Spezial- oder Doppelbettklasse im Schlafwagen abgerechnet werden, wobei einige europäische Länder von dieser Regelung ausgenommen sind (Belgien, Dänemark, Finnland, Frankreich, Irland, Italien – ausgenommen südlich der Eisenbahnstrecke Rom-Pescara –, Liechtenstein, Luxemburg, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Schweiz und Vereinigtes Königreich). Hier können nur Bahnfahrten in der niedrigsten Beförderungsklasse abgerechnet werden bzw. bei Fahrten von mindestens zwei Stunden auch die nächsthöhere. 

Bei Flugreisen in Europa können die Kosten bis zur niedrigsten Beförderungsklasse abgerechnet werden, während bei Flugreisen über Europa hinaus auch die Kosten für die Nutzung der Business- oder einer vergleichbaren Klasse abrechenbar sind. Die fördernde Stelle kann jedoch festlegen, dass auch bei Flugreisen über Europa hinaus, insbesondere bei kurzen Flugstrecken, lediglich die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse abrechenbar sind.  

Hinweise 

  • Mögliche Fahrpreisermäßigungen (zum Beispiel durch die Nutzung von Sparpreisen oder einer Bahncard) müssen berücksichtigt werden.  
  • Bordkarten und andere Fahrkartenbelege müssen aufbewahrt und bei der Abrechnung mit einreicht werden.

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Bestimmungen zum Auslandstagegeld (§ 3 ARV; § 6 BRKG)

Auf Reisen entstehen für gewöhnlich Mehrkosten für die Verpflegung. Diese können bei Auslandsreisen mit einem pauschalierten Betrag, dem sogenannten Auslandstagegeld, abgerechnet werden. Tatsächlich anfallende Kosten sind hingegen nicht abrechenbar. Für jedes Land gelten dabei unterschiedliche Auslandstagegelder, deren Höhe regelmäßig aktualisiert und – gemeinsam mit den Auslandsübernachtungsgeldern – jährlich durch das Bundesministerium des Innern im Einvernehmen mit dem Auswärtigen Amt herausgegeben wird. Die aktuelle Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) und die entsprechende Anlage findet sich hier: ARVVwV

Wie das Tagegeld für Reisen innerhalb Deutschlands ist die Höhe des Auslandstagegeldes auch davon abhängig, wie lange die Reise dauert (Tage und Stunden). Die in der Liste der Auslandstagegelder erfassten Beträge gelten jeweils für eine Abwesenheit von 24 Stunden. Bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 8 Stunden beträgt das Auslandstagegeld 80 % des vollen Auslandstagessatzes (diese zweifache Staffelung gilt seit dem 01. November 2014).

 

Hinweise 

  • Das volle Auslandstagegeld (24 Stunden) kann also nur gezahlt werden, wenn es sich um eine mehrtägige Reise handelt. Bei eintägigen Auslandsreisen von weniger als 8 Stunden kann kein Auslandstagegeld gezahlt werden. 
  • Bei mehrtägigen Auslandsdienstreisen wird für den An- und Abreisetag - unabhängig von der Dauer der Abwesenheit an diesen Tagen - ein Auslandstagegeld in Höhe von 80 Prozent des vollen Tagegeldsatzes gewährt.
  • Das Auslandstagegeld bestimmt sich nach dem Land, das die oder der Reisende vor 24 Uhr zuletzt erreicht hat. Das heißt: Wenn die oder der Reisende aus Deutschland also erst am zweiten Tag der Reise das Ausland erreicht (bspw. bei Nachtflügen), gilt am ersten Reisetag das Tagegeld für Reisen innerhalb Deutschlands. Für Rückreisen oder eintägige Auslandsreisen gilt das Auslandstagegeld des letzten Tätigkeitortes im Ausland, auch wenn der letzte erreichte Ort vor 24 Uhr das Inland ist.
  • Das Überqueren der internationalen Datumsgrenze (das heißt, bei Reisen über Zeitzonen mit unterschiedlichen Daten hinweg) hat keine Auswikring auf die Anzahl der Reisetage. Für Reisen von West nach Ost, bei denen dasselbe Datum zwei Tage lang gilt, wird kein zusätzlicher Tag angerechnet. Für Reisen von Ost nach West wird der übersprungene Tag nicht ausgelassen. jeder Kalendertag, vom Anfang bis zum Ende der Reise, wird einmal gezählt. 
  • Bei Flugreisen von mehr als zwei Tagen, das heißt, wenn kein Land erreicht wird, gilt der Tagegeldsatz von Österreich. 
  • Bei Ländern, die nicht in der Übersicht des ARVVwV und der Anlage erfasst sind, ist das Tagegeld von Luxemburg anzusetzen.
  • Es gilt ein reduziertes Auslandstagegeld, wenn die oder der Reisende unentgeltliche Verpflegung erhält, bspw. durch den Veranstalter, oder wenn Mahlzeiten in den Fahrt-, Flug- oder Übernachtungskosten inbegriffen sind (§ 6 Abs. 2 BRKG). In diesen Fällen muss für das Frühstück 20 % des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag abgezogen werden, für ein Mittag- und/oder Abendessen jeweils 40 %.
  • Bei Auslandsreisen ab einer Dauer von 14 Tagen (ohne Hin- und Rückreisetage) am gleichen Geschäftsort gilt ab dem 15. Tag der Reise ein um 10 % ermäßigtes Auslandstagegeld (§ 5 Abs. 1 ARV).

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Berechnung von Auslandstagegeldern

Die genannten Bestimmungen müssen bei der Berechnung des Tagegeldes für den gesamten Zeitraum einer Reise stets berücksichtigt werden – was bei umfangreichen Reisen mit zahlreichen Personen mitunter zu einer großen Aufgabe wird. Dabei sollten sowohl der Anreisetag (bzw. die Anreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) als auch der Rückreisetag (bzw. die Rückreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) jeweils gesondert betrachtet werden. Dies gilt auch für Reisetage, an denen von einem ausländischen Land in ein anderes ausländisches Land gereist wird (siehe hierzu das zweite Beispiel). Die Tage, die zwischen der An- und Rückreise liegen, werden genau gleich abgerechnet – sofern der Verpflegungsmehraufwand für alle Tage gleich ist, das heißt bspw. wenn das Frühstück immer in den Übernachtungskosten enthalten ist oder der Veranstalter immer ein vollwertiges Mittagessen kostenlos zur Verfügung stellt. 

Tipp

Für die Berechnung des Tagegeldes für die gesamte Reise ist es ratsam eine Tabelle anzufertigen, in der der Tagessatz des Anreise- und Abreisetages sowie der Tagessatz und der Gesamtbetrag der übrigen Reisetage ersichtlich werden. Wenn mehrere Künstlerinnen und Künstler beteiligt sind, sollte jede Künstlerin und jeder Künstler hier einzeln mit vollem Namen aufgelistet werden. Ein Beispiel, wie solch eine Liste aussehen könnte, findet sich in Kürze wieder an dieser Stelle.

Beispiel 1:
Ein öffentlich gefördertes Akrobaten-Duo fliegt für Vorstellungen nach Israel, wo das Auslandstagegeld für 24 Stunden 46 Euro beträgt. Am Mittwoch um 14 Uhr verlassen die Akrobaten ihre Wohnung und kehren am Montag um 16 Uhr zurück. Für jeden Akrobaten wird das Auslandstagegeld wie folgt berechnet:

36,80
Euro (für Mittwoch, 10 Stunden Abwesenheit) + 4 x 46 Euro (für Donnerstag, Freitag, Samstag und Sonntag, jeweils 24 Stunden Abwesenheit) + 36,80 Euro (für Montag, 16 Stunden Abwesenheit) = 257,60 Euro     
 

Übernachten die Akrobaten in einem Hotel, in dem das Frühstück inklusive ist, muss das Auslandtagegeld je Tag um 9,20 Euro (20 % des vollen Satzes) gekürzt werden. Hiervon ausgenommen ist der Anreisetag. 

Beispiel 2:
Eine öffentlich geförderte Bildende Künstlerin fährt für Recherchezwecke von Deutschland aus nach Bulgarien, weiter nach Rumänien und wieder zurück nach Deutschland. Wie ist das Auslandstagegeld zu berechnen? 

Für den Anreisetag und ihren Aufenthalt in Bulgarien berechnet sie das dort geltende Auslandstagegeld (80 % des vollen Satzes für den Anreisetag, 100 % für die übrigen Tage). Nicht jedoch für den Reisetag, an dem sie Rumänien erreicht; für diesen berechnet sie den vollen Satz des in Rumänien geltenden Auslandstagegeldes – ebenso für die weiteren, vollen Tage, die sie in Rumänien verbringt. Für den Rückreisetag nach Deutschland gilt das rumänische Auslandstagegeld, wobei hier wiederum nur 80 % des vollen Satzes berechnet werden darf.

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Bestimmungen zum Auslandsübernachtungsgeld (§ 3 ARV, § 7 BRKG)

Notwendige Übernachtungen im Ausland können in Höhe der pauschalierten Beträge abgerechnet werden, die in der bereits erwähnten Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) festgesetzt und in der entsprechenden Anlage zu finden sind. Für jedes Land, das bereist wird, gelten dabei unterschiedliche Auslandsübernachtungsgelder, deren Höhe regelmäßig aktualisiert wird. Bei Hotelübernachtungen sind dabei die tatsächlichen Kosten bis zur Höhe des geltenden Auslandsübernachtungsgeldes abzurechnen. Übersteigen die Hotelkosten das geltende Auslandsübernachtungsgeld, sind sie ebenso abrechenbar, solange sie begründet und mit Originalbelegen nachgewiesen werden können. 

Die aktuelle Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) findet sich hier.

Hinweise

  • Originalbelege über die Übernachtungskosten sind für den späteren Verwendungsnachweis unbedingt aufzubewahren. Bei Hotelrechnungen mit ausländischer Währung ist stets der tagesaktuelle Umrechnungskurs zu beachten, falls der entsprechende Euro-Betrag nicht ohnehin vermerkt ist. Bei Kreditkartenzahlung empfiehlt es sich die Kreditkartenabrechnung beizulegen, auf der der Euro-Betrag angegeben ist.
  • Für notwendige Übernachtungen ohne Beleg beträgt das Auslandsübernachtungsgeld nach 50 % des in der Anlage ausgewiesenen Betrages, höchstens jedoch 30 Euro.
  • Übernachtungsgeld kann weder gewährt werden, wenn die Übernachtungskosten in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten sind, bspw. bei einer Übernachtung im Nachtzug, noch wenn der oder dem Reisenden eine Unterkunft, bspw. durch den Veranstalter, kostenlos zur Verfügung gestellt wird. 

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