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Da für Reisen ins und im Ausland andere Bedingungen als für Inlandreisen gelten, werden die Reisekostenvergütungen von Auslandsreisen durch das BRKG gesondert behandelt (§ 14 BRKG). Die Bestimmungen für Auslandsreisen finden sich in der sogenannten Auslandsreisekostenverordnung (ARV) und in der jährlich aktualisierten Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV 2021).
Bei Bahnreisen können die Kosten für die Nutzung der 1. Klasse und der Spezial- oder Doppelbettklasse im Schlafwagen abgerechnet werden, wobei einige europäische Länder von dieser Regelung ausgenommen sind (Belgien, Dänemark, Finnland, Frankreich, Irland, Italien – ausgenommen südlich der Eisenbahnstrecke Rom-Pescara –, Liechtenstein, Luxemburg, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Schweiz und Vereinigtes Königreich). Hier können nur Bahnfahrten in der niedrigsten Beförderungsklasse abgerechnet werden bzw. bei Fahrten von mindestens zwei Stunden auch die nächsthöhere.
Bei Flugreisen in Europa können die Kosten bis zur niedrigsten Beförderungsklasse abgerechnet werden, während bei Flugreisen über Europa hinaus auch die Kosten für die Nutzung der Business- oder einer vergleichbaren Klasse abrechenbar sind. Die fördernde Stelle kann jedoch festlegen, dass auch bei Flugreisen über Europa hinaus, insbesondere bei kurzen Flugstrecken, lediglich die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse abrechenbar sind.
Hinweise
Auf Reisen entstehen für gewöhnlich Mehrkosten für die Verpflegung. Diese können bei Auslandsreisen mit einem pauschalierten Betrag, dem sogenannten Auslandstagegeld, abgerechnet werden. Tatsächlich anfallende Kosten sind hingegen nicht abrechenbar. Für jedes Land gelten dabei unterschiedliche Auslandstagegelder, deren Höhe regelmäßig aktualisiert und – gemeinsam mit den Auslandsübernachtungsgeldern – jährlich durch das Bundesministerium des Innern im Einvernehmen mit dem Auswärtigen Amt herausgegeben wird. Die aktuelle Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) und die entsprechende Anlage findet sich hier: ARVVwV 2021.
Wie das Tagegeld für Reisen innerhalb Deutschlands ist die Höhe des Auslandstagegeldes auch davon abhängig, wie lange die Reise dauert (Tage und Stunden). Die in der Liste der Auslandstagegelder erfassten Beträge gelten jeweils für eine Abwesenheit von 24 Stunden. Bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 8 Stunden beträgt das Auslandstagegeld 80 % des vollen Auslandstagessatzes (diese zweifache Staffelung gilt seit dem 1. November 2014).
Hinweise
Die genannten Bestimmungen müssen bei der Berechnung des Tagegeldes für den gesamten Zeitraum einer Reise stets berücksichtigt werden – was bei umfangreichen Reisen mit zahlreichen Personen mitunter zu einer großen Aufgabe wird. Dabei sollten sowohl der Anreisetag (bzw. die Anreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) als auch der Rückreisetag (bzw. die Rückreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) jeweils gesondert betrachtet werden. Dies gilt auch für Reisetage, an denen von einem ausländischen Land in ein anderes ausländisches Land gereist wird (siehe hierzu das zweite Beispiel). Die Tage, die zwischen der An- und Rückreise liegen, werden genau gleich abgerechnet – sofern der Verpflegungsmehraufwand für alle Tage gleich ist, das heißt bspw. wenn das Frühstück immer in den Übernachtungskosten enthalten ist oder die*der Veranstalter*in immer ein vollwertiges Mittagessen kostenlos zur Verfügung stellt.
Tipp
Für die Berechnung des Tagegeldes für die gesamte Reise ist es ratsam, eine Tabelle anzufertigen, in der der Tagessatz des Anreise- und Abreisetages sowie der Tagessatz und der Gesamtbetrag der übrigen Reisetage ersichtlich werden. Wenn mehrere Künstler*innen oder Kulturschaffende beteiligt sind, sollte jede*r einzeln mit vollem Namen aufgelistet werden. Ein Beispiel, wie solch eine Liste aussehen könnte, findet sich in Kürze wieder an dieser Stelle.
Beispiel 1:
Ein öffentlich gefördertes Akrobaten-Duo fliegt für Vorstellungen nach Israel, wo das Auslandstagegeld 2020 für 24 Stunden 55 Euro beträgt. Am Mittwoch um 14 Uhr verlassen die Akrobaten ihre Wohnung und kehren am Montag um 16 Uhr zurück. Für jeden Akrobaten wird das Auslandstagegeld wie folgt berechnet:
44,00 Euro (für Mittwoch, 10 Stunden Abwesenheit) + 4 x 55 Euro (für Donnerstag, Freitag, Samstag und Sonntag, jeweils 24 Stunden Abwesenheit) + 44,00 Euro (für Montag, 16 Stunden Abwesenheit) = 308,00 Euro
Übernachten die Akrobaten in einem Hotel, in dem das Frühstück inklusive ist, muss das Auslandtagegeld je Tag um 11,00 Euro (20 % des vollen Satzes) gekürzt werden. Hiervon ausgenommen ist der Anreisetag.
Beispiel 2:
Eine öffentlich geförderte Bildende Künstlerin fährt für Recherchezwecke von Deutschland aus nach Bulgarien, weiter nach Rumänien und wieder zurück nach Deutschland. Wie ist das Auslandstagegeld zu berechnen?
Für den Anreisetag und ihren Aufenthalt in Bulgarien berechnet sie das dort geltende Auslandstagegeld (80 % des vollen Satzes für den Anreisetag, 100 % für die übrigen Tage). Nicht jedoch für den Reisetag, an dem sie Rumänien erreicht; für diesen berechnet sie den vollen Satz des in Rumänien geltenden Auslandstagegeldes – ebenso für die weiteren, vollen Tage, die sie in Rumänien verbringt. Für den Rückreisetag nach Deutschland gilt das rumänische Auslandstagegeld, wobei hier wiederum nur 80 % des vollen Satzes berechnet werden dürfen.
Notwendige Übernachtungen im Ausland können in Höhe der pauschalierten Beträge abgerechnet werden, die in der bereits erwähnten Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) festgesetzt und in der entsprechenden Anlage zu finden sind. Für jedes Land, das bereist wird, gelten dabei unterschiedliche Auslandsübernachtungsgelder, deren Höhe regelmäßig aktualisiert wird. Bei Hotelübernachtungen sind dabei die tatsächlichen Kosten bis zur Höhe des geltenden Auslandsübernachtungsgeldes abzurechnen. Übersteigen die Hotelkosten das geltende Auslandsübernachtungsgeld, sind sie ebenso abrechenbar, solange sie begründet und mit Originalbelegen nachgewiesen werden können.
Die aktuelle Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) und die aktuell geltenden Beträge finden sich hier: ARVVwV 2021.
Hinweise