Reise, Transport und Zoll » Speditionen, Kuriere, Eigentransport

Speditionen, Kurierdienste, Eigentransporte etc.

Beim Thema Transport stellt sich nicht nur die Frage nach den zu beachtenden Zollvorschriften. Immer dann, wenn umfangreiche Bühnenausstattungen oder fragile und hochwertige Kunstwerke oder Designobjekte nicht eigenständig transportiert werden können, ist genau zu planen, in wessen Hände sie gegeben werden, damit sie sicher und unversehrt am Bestimmungsort ankommen. Ein gewisser Materialverschleiß ist bei Transporten kaum vermeidbar: Manche Theaterensembles sprechen sogar davon, dass eine Beschädigung des Bühnenbildes im Grunde schon einkalkuliert werden muss. Bei ideell und finanziell hochwertigen Kunstwerken ist der Transport eine besondere Risikophase, sodass Zeit und Wege zwischen den sicheren Verwahrungsorten möglichst knapp zu halten sind.  

Bevor eine Entscheidung zur Transportart getroffen wird, sollten folgende Fragen geklärt sein:

  • Wie viel Eigenaufwand ist möglich und wie viel Unterstützung ist notwendig, das heißt kann der Transport selbst durchgeführt oder muss eine Spedition oder ein Kurierdienst eingeschaltet werden?
  • Sind der Transportumfang oder die Distanzen so groß, dass Gegenstände als Frachtgut zur See, per Bahn oder Flugzeug transportiert werden müssen?
  • Wie fragil sind die zu transportierenden Gegenstände und wie werden sie während des Transports behandelt?
  • Wie müssen die Gegenstände verpackt werden und wer kümmert sich am Bestimmungsort um die Verpackung, wenn sie die Rückreise antreten?
  • Welche Zollformalitäten sind zu beachten?
  • Und vor allem: Wie viel Zeit und Geld steht zur Verfügung?

Es ist auf jeden Fall ratsam, den Rat erfahrener Kolleg*innen einzuholen, sowohl im Heimatland als auch im Ausland.

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Speditionen

Bei Speditionen ist zu unterscheiden zwischen den auf sensible und hochwertige Transportgüter spezialisierten Unternehmen und solchen, die alle erdenkbaren Güter und Waren transportieren.

Spezialisierte Speditionen wie zum Beispiel Hasenkamp/Köln oder Tandem Kunst GmbH/Frechen/Berlin bieten oft einen personalisierten Service: Das gesamte Vorhaben wird von Tür zu Tür mit geplant und überwacht. Objektspezifische Verpackungssysteme werden zur Verfügung gestellt, das Personal ist im Umgang mit Kunstgegenständen spezialisiert und der Versicherungsschutz ist gewährleistet. Die Zollformalitäten im Heimatland und am Zielort werden abgewickelt. Jedoch kommt man um die Bereitstellung von notwendigen begleitenden Dokumenten (Zollerklärungen, (Pro-Forma-)Rechnung etc.) nicht herum. 
Die Spezialisten sind leider recht teuer und kommen daher oft nicht in Frage.

Die nicht spezialisierten Speditionen sind in der Regel günstiger und arbeiten ebenso zuverlässig. Der Tatsache, dass das Personal im Umgang mit bspw. Kunstgegenständen, Designobjekten etc. nicht speziell geschult ist, kann mit einer entsprechend sicheren Verpackung begegnet werden.

Es kann sich lohnen, regionale Unternehmen anzufragen. Sie übernehmen oft Transporte innerhalb Europas; inwieweit außereuropäisch gearbeitet wird und zu welchen Konditionen, muss erfragt werden. Einige Veranstalter*innen berichten auch davon, dass sich – mit Hilfe des Kooperationspartners im Ausland ­– die Zusammenarbeit mit im Ausland ansässigen Speditionen oftmals rentiert. 

Wenn man zeitlich flexibel ist, kann man sich nach Beiladungen für bereits geplante Fahrten erkundigen. Speditionen vergeben den noch freien Raum oft günstiger. Solche Beiladungen sind auch für Transporte ins Ausland möglich, zumindest zwischen den größeren Städten.

Ist der Transport so umfangreich, dass er als Frachtgut zur See, per Flugzeug oder Bahn transportiert werden muss, empfiehlt sich in jedem Fall die Zusammenarbeit mit einer Spedition (oder auch mit einem Kurierdienst). Für Schiff, Bahn und Flugzeug muss Containerraum (komplett oder als Teilladung) angekauft werden, was die Spedition mit abwickelt. Die Transportabwicklung ist hier weniger flexibel, sodass mehrere Wochen eingeplant werden sollten.  

Tipp:

Für die Zusammenarbeit mit einer Spedition gilt, dass vorab mehrere Vergleichsangebote eingeholt werden sollten, da die Preisspanne zwischen den einzelnen Anbietern sehr groß ist.
Außerdem ist darauf zu achten, dass die Transportunternehmen an nationale Standards gebunden sind, so dass der Rücktransport unter Umständen anders organisiert werden muss, als der Hintransport oder die Kosten unterschiedlich ausfallen.

Informationen zu spezialisierten Transportunternehmen

Kunsttransporte

Eventlogistik

Klavier- und Flügeltransport

Orchestertransporte

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Kurierdienste

Eine Alternative ist die Beauftragung eines Kurierdienstes, wie zum Beispiel DHL oder FedEx. Diese wickeln auch internationale Sendungen innerhalb von wenigen Tagen ab, wobei man ­– je nach Dringlichkeit – zwischen verschiedenen Versandarten wählen kann. Je dringender, desto höher die Kosten. Mit Hilfe verschiedener Tracking-Tools ist es möglich, mit der persönlichen Sendungsnummer den Status der Sendung im Internet zu verfolgen. Beide Unternehmen stellen detaillierte Informationen auf ihren Websites bereit und erteilen auch telefonisch Auskünfte.

Die Kurierdienste machen zum Teil unterschiedliche Vorgaben, welche Gegenstände sie transportieren. Der Transport von bspw. Kunstgegenständen ist aufgrund des hohen Risikos nicht mit allen Unternehmen möglich. 
Bei DHL gehören Kunstgegenstände zu den zugelassenen Wertgegenständen, wobei Pakete mit einem Warenwert bis zu 25 000 Euro akzeptiert werden. Die Sendungen sind bis zu einem bestimmten Wert versichert.
Nicht alle Dienste nehmen Sperrgut an.

Bei Sendungen ins außereuropäische Ausland übernehmen die Kurierdienste die Zollabwicklung. Dazu müssen einige Dokumente beigelegt werden:

  • eine Zollinhaltserklärung inklusive Wertangabe; die Angaben sollten möglichst klar formuliert werden, da sie dem Zoll zur Berechnung der (länderindividuellen) Einfuhrabgaben dienen; 
  • eine Rechnung bzw. im Falle einer vorübergehenden Verwendung im Ausland eine Pro-Forma-Rechnung (mit dem Vermerk ‚Wert nur für Zollzwecke/value for customs purpose only’). 

Die Unternehmen stellen diese Papiere als Downloads auf ihren Websites bereit.

Ferner wird empfohlen, sich über Einfuhrbestimmungen des Ziellandes zu informieren und die Notwendigkeit einer Ausfuhranmeldung zu überprüfen. Die Unternehmen sind dabei nur begrenzt behilflich. Die Zusammenstellung ‚Einfuhr- und Zollvorschriften Länder international’ von DHL findet sich hier.

Bei einem Express-Versand erfolgt die Zustellung in der Regel direkt bei der*m Empfänger*in. Das Unternehmen leistet dabei die Einfuhrabgaben im Voraus und zieht sie dann von der*m Empfänger*in ein. Alternativ kann die Zahlung der Einfuhrabgaben mit der*m Versendenden vereinbart werden. Die Regelung sollten die Kooperationspartner vorab klären, damit Kosten entsprechend kalkuliert werden können.

Über einen Kurierdienst kann auch eine vorübergehende Verwendung im Ausland organisiert werden, wobei das Unternehmen den Hin- und Rücktransport übernehmen muss und meistens die Einrichtung eines Kundenkontos notwendig ist.

Kurierdienste wickeln auch schwere oder umfangreiche Sendungen ab. Luft- und Seetransporte sind möglich, bei denen Container komplett oder als Teilladungen genutzt werden.

Alle Versandarten sind oft mit erheblichen Kosten verbunden, die man im Vorfeld möglichst genau kalkulieren und abwägen sollte.

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Reise und Transport mit Auto, Lkw oder Bus

Wird ein Transport mit einem Mietfahrzeug geplant, ist zu bedenken, dass es bei manchen Autovermietungen Einreisebeschränkungen für bestimmte Länder gibt. Die Autovermietung AVIS bspw. weist in ihren Einreisebedingungen darauf hin, dass „auf Grund des erhöhten Unfall- oder Diebstahlrisikos für bestimmte Fahrzeugmarken und -modelle“ bestimmte Länder gesperrt sind. Zu diesen Ländern zählen u.a. die Türkei, Griechenland, Polen, Rumänien, Ungarn, Tschechien u.a. Aber auch für Großbritannien, Irland und Italien ist die Einreise unter Umständen beschränkt, so zum Beispiel bei Europcar. Bei Verstoß gegen die Beschränkungen für Fahrten ins Ausland verlieren sämtliche Versicherungen und Haftungsbeschränkungen ihre Gültigkeit.

In der EU ausgestellte alte Führerscheine und neue Führerschein-Plastikkarte sind in allen EU-Ländern ohne Übersetzung gültig. Bei nationalen Führerscheinen aus Ländern außerhalb der EU ist jedoch der Internationale Führerschein für eine Autoanmietung im Ausland erforderlich.Falls der Mietwagen von mehreren Personen z. B. der Band oder Theatergruppe gefahren werden soll, so muß jede*r Fahrer*in in den Mietvertrag eingetragen werden, da sonst die Versicherung die Gültigkeit verliert.

Es ist empfehlenswert, bei einer Anmietung immer eine Vollkaskoversicherung ohne Selbstbeteiligung abzuschließen, da dadurch die wesentlichen Schäden abgedeckt sind und sich so etwaiger Streit um die Schuldfrage und Kostenübernahme bei Schäden zwischen Fahrer*in und Künstler(-ensemble) vermeiden lässt. Es gibt allerdings Schäden, die nicht durch die Vollkaskoversicherung gedeckt sind, wenn bspw. schuldhafte Fehlbedienung der Fall ist, z.B. Tanken von Diesel statt Benzin. Ein Motorschaden bzw. die Reparatur muß dann selbst getragen werden. 

Ein Tansport mit Auto, LKW oder Bus, sofern er zeitlich und geografisch realisierbar ist, ist sicherlich die kostengünstigere Option. Allerdings müssen sämtliche Zollformalitäten selbst erledigt werden, sollte der Transport die EU-Grenzen passieren.

Verkehrsregeln im EU-Ausland
In anderen Ländern gelten andere Verkehrsregeln, über die man sich, wenn man mit dem Auto reist, im Vorfeld informieren sollte. Das Netzwerk der Europäischen Verbraucherzentren hat für einzelne EU-Länder Merkblätter erstellt, auf denen das Wichtigste zusammengefasst ist, was Autofahrer*innen in diesen Ländern wissen sollten: Geschwindigkeitsbegrenzungen, spezielle Verkehrsregeln, mautpflichtige Straßen, Informationen zum Parken, etc.


Pkw- und Lkw-Maut
Seit dem 1. Januar 2005 hat die Bundesregierung eine Lkw-Maut für schwere Nutzfahrzeuge (ab 12 Tonnen zulässigem Gesamtgewicht) auf den bundesdeutschen Autobahnen eingeführt. Gebühren werden nach mautpflichtigem Streckenabschnitt, Achsenzahl und Emissionsklasse des Fahrzeugs berechnet. Hierfür wurde ein System eingerichtet, das Satellitenortung und Mobilfunktechnologie verbindet, sodass Stopps an Mautstellen auf der Autobahn umgangen werden und Fahrer*innen nu für ihre individuelle Nutzung zahlen. Betrieben wird dieses System von Toll Collect. Eine Registrierung ist über das Internet möglich.
Die EU-Verkehrsminister*innen sind bestrebt, ein einheitliches Mautsystem für Lkw zu etablieren. Bisher steht den Mitgliedstaaten die Auswahl der Technik frei, die Systeme müssen aber kompatibel sein.
Umfangreiche Informationen zur Lkw-Maut bietet das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur sowie auch die Website von Toll Collect.

Eine Pkw-Maut wird in Deutschland nicht erhoben. Im europäischen Ausland gibt es seit längerem Mautstrecken, Vignetten und City-Gebühren für Pkw-Fahrer*innen. Informationen dazu finden sich hier.

Lkw-Fahrverbot
In Deutschland gilt an Sonn- und Feiertagen in der Zeit von 0 bis 22 Uhr ein Fahrverbot für Lkw über 7,5 Tonnen zulässigem Gesamtgewicht sowie für alle Lkw und Pkw mit Anhänger.
Die gesetzlichen Feiertage sind in den Bundesländern zum Teil unterschiedlich. Sofern ein Tag nicht in ganz Deutschland gesetzlicher Feiertag ist, beschränkt sich das Verbot auf die Bundesländer, in denen der Tag gesetzlicher Feiertag ist: Es besteht dann keine Transitmöglichkeit, außer es besteht für den Streckenabschnitt eine pauschale Ausnahmegenehmigung.
Ebenso gilt ein Ferienfahrverbot an allen Samstagen in der Zeit vom 1. Juli bis 31. August jeweils von 7 bis 20 Uhr für bestimmte Streckenabschnitte.
Informationen zum Lkw-Fahrverbot bietet das Bundesamt für Güterverkehr. 

Fahrverbote bestehen teilweise auch in anderen Ländern der EU. Informationen finden sich hier.
 

Umweltzonen
Seit dem 1. März 2007 ist in Deutschland eine Regelung in Kraft, die es Bundesländern bzw. den Städten ermöglicht, sogenannte Umweltzonen einzurichten. Innerhalb dieser Zonen können Maßnahmen festgelegt werden, die auf eine Verbesserung der Luftqualität abzielen. Zum Beispiel sollen Gesundheit gefährdende Feinstaub-Emissionen begrenzt werden. Dies schließt Verkehrsbeschränkungen ein.
Die Zonen sind mit Schildern gekennzeichnet. Kraftfahrzeuge benötigen eine sogenannte Umweltplakette, die eine Fahrt in diese Zonen gestattet: Fahrzeuge mit 3-Wege-Katalysator oder modernem Rußpartikelfilter dürfen die Umweltzone befahren, vorausgesetzt, an der Windschutzscheibe ist gut sichtbar eine gültige Umweltplakette angebracht. Für alle anderen Fahrzeuge ist die Umweltzone gesperrt. Wer ohne Umweltplakette in die Zone hinein fährt, riskiert ein Bußgeld von 40 Euro (Bürger*innen Deutschlands zusätzlich einen Punkt in Flensburg). Auch Fahrzeuge aus dem Ausland benötigen in Deutschland eine Umweltplakette, die im Internet bestellt werden kann.

Umweltzonen sind auch in anderen Ländern der EU geplant oder bereits eingeführt. Die Konzepte und Regularien sind sehr unterschiedlich und nicht verallgemeinerbar.

Weitere Informationen zur Umwelt-Plakette, zu Umweltzonen in Deutschland und zu Low Emission Zones in Europe finden sich hier.

Nightliner, Tourbusse mit Fahrer
Für bestimmte Gelegenheiten könnte eine Reise im Tourbus mit Fahrer*in oder im Nightliner (Sleeper Bus oder Entertainer Coach genannt) eine Option sein. Nightliner sind speziell für Tourneen umgebaute Reisebusse, in denen man in komfortablen Kabinen schlafen kann. Zumeist können die Künstler*innen mit allem Gepäck, technischem Material und Instrumenten reisen, das ggf. auch in einem speziellen, gut verschließbaren Anhänger verstaut werden kann.
Die Fahrten im Tourbus mit Fahrer*in oder im Nightliner können aufgrund besonderer Geschwindigkeitsbegrenzungen für Reisebusse jedoch insgesamt länger dauern als mit einem Van.
Viele kleinere Veranstaltungsorte haben keinen Parkplatz für größere Reisebusse/Nightliner oder sie sind in engen Straßen oder in Straßen mit Zugangsbeschränkungen (z.B. Umweltzonen) gelegen, sodass sie nicht direkt angefahren werden können.  

Bei der Reise und dem Transport im Nightliner ist darüber hinaus zu bedenken:

  • Die Kosten sind relativ hoch, auch wenn dadurch Hotelkosten eingespart werden, da im Nightliner übernachtet wird. Es kann jedoch bspw. ein sogenannter „Buy-Out“ für Hotelkosten mit dem Veranstalter vereinbart werden, um damit einen Teil der Busmiete zu zahlen.
  • Ein Nightliner kann die Organisation der Tournee erleichtern, da alle Mitglieder der Gruppe immer am gleichen Ort im Bus übernachten und dieser neben dem Veranstaltungsort geparkt ist. Die Gefahr, dass technisches Material, Instrumente oder persönliches Gepäck in Hotels vergessen wird, ist geringer.  
  • Nightliner können dann sinnvoll sein, wenn die Tournee in Regionen und Ländern stattfindet, wo viel Verkehr herrscht, wenig Hotels vorhanden sind und die Gastspielreise terminlich eng geplant ist. Es ist dann oft stressfreier für Fahrer*innen und Künstler*innen nachts nach dem Auftritt zum nächsten Zielort zu fahren.

Transfer per Taxi, Transferservice der Veranstalter
Bei der Reise von Künstler*innen mit Zug oder Flugzeug und Material und Instrumenten ist die Organisation der Transfers zwischen Bahnhof/Flughafen und Hotel bzw. Veranstaltungsort wichtig.
Nicht überall sind ausreichende Taxis oder solche mit ausreichendem Stauraum für Gepäck jederzeit verfügbar. In manchen Orten nehmen Taxifahrer Passagiere nur mit kleinen und anzahlmäßig pro Person begrenzten Gepäckstücken und Koffern mit. Für große Koffer, für Instrumente oder mehrere Gepäckstücke pro Person werden Zusatzkosten berechnet. Auch kann es sein, dass Taxis Zielorte in kurzer Distanz nicht anfahren wollen, selbst wenn es zu mühsam ist, diese Distanz mit dem Gepäck zu Fuß zu gehen.
Um den Taxi-Transfer sicherzustellen, ist es empfehlenswert, im Vorfeld einen passenden Wagen zu bestellen. Über das Internet sind entsprechende Kosten und Firmen in fast allen Städten und Regionen zu ermitteln

Alternativ kann mit dem Veranstalter eines Gastspiels der Transfer vereinbart werden. Dabei ist es wichtig die genaue Anzahl, Größe und Art der Gepäckstücke sowie die Anzahl der Personen mitzuteilen, damit der Transfer- und Abholservice entsprechend disponiert werden kann.
Auch ist es wichtig, die genaue Ankunftszeit und den Ort mitzuteilen und Namen und Mobilnummern von Künstler*innen und Fahrer*innen auszutauschen.

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Reise und Transport mit dem Flugzeug

Handgepäck und Zoll

Was tun, wenn man die eigene Kameraausrüstung oder den eigenen Computer im Handgepäck hat und die EU verlässt bzw. in diese einreist? Was ist den Zollstellen vorzulegen?
Bei der Mitnahme von wertvollen persönlichen Gegenständen empfiehlt es sich, einen Nachweis zur Herkunft der Gegenstände bereitzuhalten, um bei der Rückreise eine ggf. vom Zoll erbetene Zahlung von Einfuhrabgaben zu vermeiden. Dazu sollte vor der Ausreise von der Zollstelle ein so genannter Nämlichkeitsschein zur Rückwarenregelung ausgestellt werden. Der Nämlichkeitsschein kann von jeder Zollstelle ausgestellt werden (bis zu einem Warenwert von 3000 Euro auch direkt an der Grenze; der zusätzliche Zeitaufwand ist einzuplanen!). Die Gegenstände müssen hierfür vorgelegt und sollten so genau beschrieben werden, dass eine Identifizierung bei der Rückreise problemlos möglich ist: Hilfreich sind Fotos, die Angabe des Modells oder der Seriennummer von technischen Geräten.
Als Alternative zum Nämlichkeitsschein kann bei der Wiedereinreise ins Heimatland ggf. auch der Kaufbeleg als Nachweis vorgelegt werden, wenn dieser den Gegenstand ausreichend beschreibt und belegt, dass er im Heimatland (bzw. in der EU) erworben wurde. Ein Nämlichkeitsschein ist in jedem Fall die sicherere Variante.
Die IHK empfiehlt für die temporäre Nutzung von Berufsausrüstung (bspw. Fotoausrüstung) die Verwendung eines Carnet A.T.A. (s. dazu auch die detaillierten Informationen zur vorübergehenden Verwendung).

Bildende Künstler*innen entscheiden sich oftmals dafür, ihre Arbeiten im Handgepäck zu transportieren. Was ist dabei zu beachten?
Bei Arbeiten, die zum Verkauf in ein Land außerhalb der EU gebracht werden, ist es formal richtig, diese bei der Einfuhr zu verzollen und dementsprechend Einfuhrabgaben (Einfuhrumsatzsteuer und ggf. Zoll) zu entrichten.
Sollen die Arbeiten wieder mit ins Heimatland genommen werden, sollten Dokumente mitgeführt werden, die belegen, dass es sich um eigene Arbeiten handelt: Eine Liste der Arbeiten mit Wertangaben, eine Erläuterung des Grundes für den temporären Export, ein Einladungsschreiben der Galerie oder des Veranstalters o.ä. sind hilfreich. Am sichersten ist die Durchführung einer Rückwarenregelung (s. dazu die detaillierten Informationen zur vorübergehenden Verwendung).

Flugreisen mit Instrumenten

Es gibt im Wesentlichen zwei Punkte bei der Flugreise mit Instrument, die bedacht sein müssen: die Buchung eines Tickets und das Einchecken am Flughafen.

In Europa gibt es keine generellen gesetzlichen Regelungen für die Mitnahme von Gepäck auf Flügen (außer den Sicherheitsbedingungen), sodass die Fluggesellschaften frei auf dem Markt sind bei der Gestaltung ihrer entsprechenden Beförderungsbedingungen. Dennoch hat die EU einige Empfehlungen gegeben: der Beförderer sollte ein Musikinstrument im Rahmen der Handgepäck-Regelungen zum Transport akzeptieren (genaues steht in den Allgemeinen Beförderungsbedingungen (ABB) der jeweiligen Fluglinie); es sollte keine Flughafenabflugsteuer für den zusätzlich für das Instrument gebuchten Sitz erhoben werden. Die Airline sollte das Gepäckstück entsprechend für den Transport im Frachtraum kennzeichnen, wenn es z. B. im beheizten Teil des Frachtraumes befördert werden soll (Pearl Report: Carrying of Musical Instruments on Airplanes, 2015). 
Siehe dazu auch die Vergleichsliste der Beförderungsbedingungen von Fluggesellschaften bezüglich des Transports von Musikinstrumenten der Internationalen Musiker-Föderation. 

In den USA hat das Department of Transportation (DOT) 2015 eine Verordnung über die Beförderung von Musikinstrumenten verabschiedet (Section 403 of the FAA Modernization and Reform Act of 2012 (Pub. L. 112-95, 49 U.S.C. §41724) regarding the carriage of musical instruments as carry-on baggage or checked baggage on commercial passenger flights operated by air carriers), nach der in der Regeln kleine Musikinstrumente als Handgepäckstück transportiert werden dürfen, wenn sie in den Gepäckfächern der Kabine oder unter dem Sitzplatz sicher verstaut werden können.
Eine Reihe von Fluggesellschaften hat sich in der „A4A" (Airlines for America) zusammengeschlossen; sie erkennen den Wert von Musikinstrumenten für ihre Kunden an und haben dies ausdrücklich in ihren Beförderungsbedingungen verankert. Hier findet sich die Vergleichsliste der Beförderungsbedingungen von  „A4A“ Airlines bezüglich des Transports von Musikinstrumenten in den USA.

Bei einigen Fluggesellschaften werden Gitarren im Softbag, die etwas grösser als die Standardmaße sind, aber noch in die Gepäckfächer der Kabine passen, als kostenfreies Handgepäck gestattet.
Bei einigen Fluggesellschaften muß die Mitnahme eines Musikinstrumentes in der Kabine als Handgepäck spätestens 24 Stunden vor Abflug per E-Mail beantragt werden. Die Genehmigung richtet sich nach den auf dem Flug zur Verfügung stehenden Kapazitäten. Dies ist besonders bei Flügen wichtig, bei denen kleine Flugzeuge eingesetzt werden und wo das Handgepäck zwar kostenlos, aber nicht unbedingt in der Kabine transportiert wird. Hier werden oftmals Kabinenkoffer und andere Handgepäckstücke beim Einsteigen in die Maschine eingesammelt und im Frachtraum verstaut, der nicht unbedingt klimatisiert ist. Die während des Fluges sehr kalten Temperaturen können für Instrumente problematisch sein.

Transport von Instrumenten auf einem Extrasitz
Für alle Instrumente, die größer oder schwerer als das zugelassene Handgepäck sind, muß ein Extrasitz gebucht werden. Dabei gibt es Einschränkungen in Größe und Gewicht, die von Airline zu Airline verschieden sind. Bei der Buchung von Extrasitzen sollte man unbedingt vor der Buchung Kontakt mit der Airline aufnehmen.
Auf Grund von allgemeinen Sicherheitsbestimmungen müssen Extrasitze für Instrumente immer an der Fensterreihe gebucht werden. Bei Online-Buchungen sollte deshalb unbedingt sofort auch der „Sitzplatz“ für das Instrument ggf. auch kostenpflichtig gebucht werden, da bei voll ausgebuchten Maschinen möglicherweise beim Einchecken auf dem Flughafen kein passender Sitzplatz mehr verfügbar ist und die Fluggesellschaft die Mitnahme des Instruments trotz gebuchtem Ticket verweigern kann.
Die Buchung von zwei Extrasitzplätzen für zwei verschiedene Instrumente einer*s Musiker*in kann problematisch sein, da das Buchungssystem der Fluggesellschaft diese Plätze als Doppelbuchung automatisch annulliert. Es ist empfehlenswert in solchen Fällen die Buchung nicht online vorzunehmen, sondern telefonisch über die Airline.

Transport von Instrumenten im Frachtraum
Alle anderen Instrumente, müssen als Aufgabe-Gepäck im Frachtraum transportiert werden. Es empfiehlt sich, dafür stabile Cases zu nutzen und die Instrumente als Sperrgepäck aufzugeben. Die Temperaturen sind im Frachtraum sehr kalt und temperaturempfindliche Instrumente sollten im klimatisierten Bereich des Frachtraums befördert werden.

In jedem Fall ist bei der Flugreise mit Instrumenten zu empfehlen, dass man rechtzeitig am Flughafen erscheint und eincheckt. Zudem sollte man eine Kopie der Airline-Richtlinie ausgedruckt mitnehmen, insbesondere wenn darin auf Reisen mit Musikinstrumenten hingewiesen wird. Nicht jede*r am Schalter arbeitet ausschließlich für eine Airline, sondern für verschiedene Dienstleister, sodass er der sie die Beförderungsbedingungen möglicherweise nicht genau kennt.
Auch sollte man möglichst als eine der ersten Personen in das Flugzeug einsteigen (z. B. Priority Check-In), sodass noch genug freier Platz in den Gepäckfächern in der Kabine ist, um das (kleine) Instrument sicher zu verstauen. Bei Problemen sollte man immer ruhig und respektvoll bleiben und kooperativ und lösungsorientiert mit dem Personal kommunizieren.

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Reise und Transport mit dem Zug

In Deutschland darf ein*e Reisende*r in den Zügen der Deutschen Bahn neben dem Handgepäck ein Stück Traglast mit sich führen. Traglasten sind Gegenstände, die – ohne Handgepäck zu sein – von einer Person getragen werden können. Gegenstände, die andere Reisende behindern oder belästigen oder auch Schäden verursachen können, dürfen nicht mitgenommen werden. Die Beaufsichtigung der Gegenstände obliegt dem Reisenden. Grundsätzlich stellen Instrumente bei der Mitnahme in Zügen kein Problem dar, sofern Umfang etc. den Beförderungsbedingungen entsprechen.

In einigen europäischen Ländern ist für größere Gepäckstücke bzw. Instrumente die Buchung eines Zuschlags zum Personenticket erforderlich bspw. beim Thalys oder Eurostar.

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