Beim Zollamt

Zollämter geben oft ein begrenztes Zeitfenster zur Abholung von Lieferungen vor (in Deutschland bspw. 7 Tage). Bei Auslandsprojekten ist die Unterstützung des Kooperationspartners vor Ort daher unverzichtbar, damit die Gegenstände rechtzeitig abgeholt werden und nicht an die*den Absender*in zurückgehen.
In diesem Zusammenhang ist wichtig, dass bei einem Versand ins Ausland auf dem Versandschein außen am Paket angezeigt werden muss, was mit der Sendung bei Nichtzustellbarkeit passieren soll. Es ist bereits vorgekommen, dass die*der Absender*in im Ausland „treat as abandoned“, d.h. frei übersetzt „macht damit, was Ihr wollt“, angekreuzt hat, was bspw. bei Kunstwerken oder Designobjekten völlig inakzeptabel ist.

Im Fall, dass Gegenstände beim Zoll liegen bleiben (bzw. Unklarheiten bestehen), ist es teilweise möglich, die Angelegenheit per E-Mail zu klären und die Sendungen weiterschicken zu lassen. Hier übernimmt in der Regel der Zoll die Kosten.

Umgang mit Behörden und Zollpersonal
Die Organisation eines Transportes ist mit einigem verwaltungsmäßigen Aufwand verbunden. Auch beim Transport von Kunstwerken, Designobjekten oder sensiblen Ausstattungsgegenständen etc. darf man nicht auf eine Sonderbehandlung durch die Zollbehörden hoffen. Man sollte sich darauf einstellen, dass die Gegenstände wie Waren behandelt werden und der Wert in messbare Einheiten übersetzt werden muss. Zumal das Zollverwaltungspersonal im Umgang mit Kulturgütern oft nicht besonders geschult ist. Das gilt ebenso für die Industrie- und Handelskammern (IHK), die das Carnet-Verfahren zur vorübergehenden Verwendung von Gegenständen im Ausland abwickeln: Gerade kleinere Geschäftsstellen, die nicht tagtäglich mit Kultureinrichtungen oder Künstler*innen und Kreativen zusammenarbeiten, reagieren manchmal erst abweisend. Man sollte sich dadurch nicht abschrecken lassen, sondern das Anliegen schildern und höflich bleiben.
An den Zollstellen im In- und Ausland ist ein gewisses Fingerspitzengefühl notwendig und in der Regel ist es wenig hilfreich, den bürokratischen Anforderungen mit Ärger zu begegnen oder gegenüber dem Zollpersonal auf dem eigenen Recht zu beharren. Im Zweifelsfall sitzt das Gegenüber am längeren Hebel.

Leider kommt es immer wieder vor, dass Gegenstände an Zollstellen festgehalten werden, was die Zeitplanung durcheinander bringen, zusätzliche Kosten verursachen oder gar die geplante Veranstaltung gefährden kann. In solchen Fällen ist es hilfreich, weitere Unterlagen oder sonstige Dinge bereitzuhalten, die die Abläufe vereinfachen können – wie weit man hier gehen kann und möchte, liegt im eigenen Ermessen. Wichtig sind in jedem Fall eine gute Vorbereitung und eine kooperative Haltung gegenüber dem Zollverwaltungspersonal.

Für den Fall, dass sich die Auslösung beim Zoll im Ausland unnötig verzögert, sollte unbedingt der Kooperationspartner vor Ort einbezogen werden. Ferner können Kontakte zu den deutschen Auslandsvertretungen, den Goethe-Instituten oder zu den Büros der Auslandshandelskammern (AHK) vor Ort hilfreich sein.