Entstandene Fahrt- und Flugkosten – zum Beispiel für Bahn- und Schifffahrten, Flüge und Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln – können bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse abgerechnet werden. Mögliche Fahrpreisermäßigungen (zum Beispiel durch die Nutzung von Sparpreisen oder einer Bahncard) müssen dabei berücksichtigt werden.  

Hinweise

• Eine Flugzeugnutzung kann nur dann abgerechnet werden, wenn sie begründbar ist, bspw. terminlich oder durch geringere Reisekosten. 
• Für Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden ist die Abrechnung der nächsthöheren Klasse möglich.
• Entstandene Fahrtkosten durch die Nutzung von einem Mietwagen oder Taxi können dann abgerechnet werden, wenn diese nachvollziehbar begründet werden können, bspw. wenn der Zielort zu bestimmten Zeiten mit anderen Beförderungsmitteln nicht mehr zu erreichen ist. Man sollte sich aber bereits im Zuge der Reiseplanung bei der fördernden Stelle informieren, unter welchen Umständen die Nutzung eines Mietwagens oder Taxis tatsächlich anerkannt wird.  
  
• Entwertete Fahrkarten und Bordkarten bei Flügen müssen aufbewahrt und für die Abrechnung mit eingereicht werden.
• Ausgleichszahlungen zur Schadstoffemission bei Flügen (z.B. über atmosfair) gelten als Spenden und sind leider nicht zuwendungsfähig. 
• Die Kosten einer BahnCard - auch wenn sie nicht aus dienstlichen Gründen gekauft wurde - können auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich vollständig amortisiert haben. 

Die Kosten für die Nutzung von Kraftfahrzeugen und anderen motorbetriebenen Fahrzeugen, die nicht unter die bereits genannten Beförderungsmittel fallen (bspw. ein privater PKW), können mittels der Wegstreckenentschädigung abgerechnet werden. Diese beträgt 0,20 Euro (bzw. in besonderen Fällen 0,30 Euro) pro Kilometer zurückgelegter Strecke, maximal jedoch 130 Euro pro Fahrt, wobei die Kilometeranzahl vom Ausgangsort zum Zielort zugrunde gelegt wird. 

Auf Reisen entstehen für gewöhnlich Mehrkosten für die Verpflegung. Diese können mit einem pauschalierten Betrag, dem sogenannten Tagegeld, abgerechnet werden. Tatsächlich anfallende Kosten sind hingegen nicht abrechenbar. Die Höhe des Tagegeldes bemisst sich nach dem Einkommenssteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG) und ist von der Dauer der Reise (Tage und Stunden) abhängig. Die Dauer der Reise bestimmt sich dabei für gewöhnlich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung bzw. der Dienststätte (§ 2 Abs. 2 BRKG). 

Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten seit 2020 folgende Tagegelder:

a)    Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro
b)    Bei einer Abwesenheit von weniger als 24, aber mindestens 8 Stunden: 14 Euro

Abwesenheit bedeutet hier immer die gleichzeitige Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte.

Hinweise

• Das Tagegeld von 24 Euro kann nur gezahlt werden, wenn es sich um eine mehrtägige Reise handelt. Bei Reisen von weniger als 8 Stunden kann kein Tagegeld gezahlt werden.
• Es gilt folgende Sonderregelung: Beginnt eine Auswärtstätigkeit nach 16 Uhr und endet am Folgetag vor 8 Uhr, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, wird die gesamte Abwesenheitsdauer ermittelt und dem Reisetag mit der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet.
• Es gilt ein reduzierter Tagessatz, wenn die*der Reisende unentgeltliche Verpflegung erhält, bspw. durch die*den Veranstalter*in, oder wenn Mahlzeiten in den Fahrt-, Flug- oder Übernachtungskosten inbegriffen sind (§ 6 Abs. 2 BRKG). In diesen Fällen muss für das Frühstück 20 % des vollen Tagessatzes abgezogen werden (also 5,60 Euro), für ein Mittag- und/oder Abendessen jeweils 40 % (also 11,20 Euro).

Wenn „der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage“ dauert, gilt vom 15. Tag an ein um 50 % ermäßigtes Tagegeld (§ 8 BRGK).

Berechnung von Tagegeldern

Bei der Berechnung des Tagegeldes für den gesamten Zeitraum einer Reise müssen die genannten Bestimmungen stets berücksichtigt werden – was bei umfangreichen Reisen mit zahlreichen Personen mitunter zu einer großen Aufgabe wird. Dabei sollten sowohl der Anreisetag (bzw. die Anreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) als auch der Rückreisetag (bzw. die Rückreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) jeweils gesondert betrachtet werden. Die Tage, die zwischen der An- und Abreise liegen, werden genau gleich abgerechnet – sofern der Verpflegungsmehraufwand für alle Tage gleich ist, das heißt bspw. wenn das Frühstück immer in den Übernachtungskosten enthalten ist oder die*der Veranstalter*in immer ein vollwertiges Mittagessen kostenlos zur Verfügung stellt. 

Tipp

Für die Berechnung des Tagegeldes für die gesamte Reise ist es ratsam, eine Tabelle anzufertigen, in der der Tagessatz des Anreise- und Abreisetages sowie der Tagessatz und Gesamtbetrag der übrigen Reisetage ersichtlich werden. Wenn mehrere Künstler*innen oder Kreative beteiligt sind, sollte jede*r einzeln mit vollem Namen aufgelistet werden. Ein Beispiel, wie solch eine Liste aussehen könnte, findet sich hier: Beispielliste zur Berechnung der Tagegelder (Stand 2015, Aktualisierung 2020 folgt)

Beispiele mit den aktuellen Tagessätzen (2020) folgen.

Beispiel: 
Ein öffentlich gefördertes Performance-Kollektiv, das in Berlin arbeitet, fährt für verschiedene Vorstellungen nach Köln. Die Künstler*innen verlassen ihre Wohnungen am Donnerstag um 13 Uhr und kehren am Sonntag um 19 Uhr zurück. Für jede*n einzelne*n Künstler*in wird das gesamte Tagegeld der Reise wie folgt berechnet: 12 Euro (für Donnerstag, 11 Stunden Abwesenheit) + 2 x 24 Euro (für Freitag und Samstag, je 24 Stunden Abwesenheit) + 12 Euro (Sonntag, 19 Stunden Abwesenheit) = 72 Euro.      

Variante:
Übernachten die Künstler*innen in einem Hotel inklusive Frühstück, muss das Tagegeld entsprechend reduziert und für jede*n Künstler*in wie folgt berechnet werden: 12 Euro + 2 x 19,20 Euro + 7,20 Euro = 57,60 Euro.

Für notwendige Übernachtungen können jeweils pauschal 20 Euro abgerechnet werden, wenn keine oder geringere Kosten als 20 Euro angefallen sind oder Übernachtungen in Höhe der notwendigen Kosten - maximal jedoch 60 Euro (64,80 Euro inklusive Frühstück). Dabei hat die*der Reisende jedoch immer eine kostengünstige Übernachtungsmöglichkeit zu wählen.

Hinweise

• Originalbelege über die Übernachtungskosten sind für den späteren Verwendungsnachweis unbedingt aufzubewahren, selbst wenn lediglich die Übernachtungspauschale von 20 Euro abgerechnet wird. 
• Eine Übernachtungspauschale von 20 Euro kann nach dem BRKG auch ohne Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Diese kann jedoch maximal für 14 Tage abgerechnet werden.
• Übernachtungsgeld kann weder gewährt werden, wenn die Übernachtungskosten in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten sind, wie bei einer Übernachtung im Nachtzug, noch wenn der*dem Reisenden eine Unterkunft, bspw. durch die*den Veranstalter*in, kostenlos zur Verfügung gestellt wird.