Gerade bei Veranstaltungen, die von der Anwesenheit bestimmter Personen, Musikintrumente oder Kunstwerke abhängig sind, sollte man über eine Ausfallversicherung nachdenken. Wird zum Beispiel die*der Solist*in einer Tanzaufführung krank und die geplante Tournee kann nicht stattfinden, so können auf die*den Veranstalter*in erhebliche Kosten und finanzielle Einbußen zukommen. Selbst wenn die Veranstaltungen rechtzeitig abgesagt werden können und es keine Regressforderungen gibt, sind unter Umständen bereits erhebliche Kosten für Werbung und Vorbereitung entstanden.

Beispiel: 
Eine Bildhauerin aus Kaliningrad transportiert ihre Arbeiten mit dem PKW zu einer Ausstellung in Deutschland. Die Arbeiten werden vom Zoll festgehalten, sodass die veranstaltende Galerie den Ausstellungsbeginn verschieben muss. Wer kommt für die durch die Verzögerung entstandenen finanziellen Schäden (bspw. Technikmiete, Catering) auf?  

Hier würde die Veranstaltungsausfallversicherung der Galerie greifen, aber nur dann, wenn die Verzögerung beim Zoll weder von der Galerie noch von der Künstlerin vorhersehbar war.

Beispiel: 
Durch einen Rohrbruch ist der Ausstellungsort nicht nutzbar, sodass die Ausstellung eine Woche geschlossen bleiben muss. Darüber hinaus werden Kunstwerke durch den Wasserschaden beschädigt.

Für den finanziellen Schaden, der durch die temporäre Schließung der Ausstellung entstanden ist, kommt die Veranstaltungsausfallversicherung der Galerie auf. Für die beschädigten Kunstwerke kommt die Veranstaltungsausfallversicherung jedoch nicht auf, da die Kunstwerke selber hierüber nicht versichert sind. Eine Allgefahrenversicherung der*des Veranstalter*in oder eine Kunstversicherung der*s Eigentümer*in der Kunstwerke würde greifen. 

Eine Veranstaltungsausfallversicherung schützt vor finanziellen Schäden, die durch Ausfall, Abbruch oder Änderung der Durchführung einer Veranstaltung entstehen. Wichtig ist, dass das schadenverursachende Ereignis ohne Verschulden der*s Versicherten eingetreten ist. Zu den versicherten Kosten zählen örtliche Aufwendungen für Mieten, Catering, ggf. Künstlergagen sowie Werbung und der ggf. entgangene Gewinn inklusive Sponsorengeldern. Dabei gibt es verschiedene Deckungsformen und mögliche Ergänzungen des Versicherungsschutzes. 
Weitere mögliche Leistungsbausteine sind zum Beispiel versicherte Kosten, die durch Ausfall, Abbruch oder Änderung der Durchführung entstehen, weil ein*e Künstler*in infolge von Krankheit, Unfall oder Tod nicht erscheinen kann. 
Eine weitere mögliche Ergänzung ist die „Adverse-Weather-Klausel“: Diese bietet Versicherungsschutz, wenn eine Veranstaltung aufgrund von Witterungseinflüssen, die eine Gefahr für Leib und Leben der Zuschauer*innen und Beteiligten darstellen, ausfallen muss. 

Hinweise:

• Ausfallversicherungen werden in der Regel von der*m Veranstalter*in abgeschlossen. Veranstaltungsausfälle können auch durch einzelne Künstler*innen oder Kreative versichert werden. In der Praxis ist dies jedoch nicht relevant, da die Kosten für die*den Einzelne*n zu hoch sind.

• Die über eine Veranstaltungsausfallversicherung versicherten Fälle sollten genau dokumentiert werden, um im Schadensfall Streitigkeiten aus dem Weg zu gehen. Hier sollte ein*e spezialisierte*r Makler*in zu Rate gezogen werden, da diese*r bei einer Falschberatung für den entstandenen Schaden haftet.

• Der Ausfall von Veranstaltungen im Ausland ist nur abgesichert, wenn diese vorab bei der Antragstellung mit eingeschlossen wurden. Die Höhe der Versicherungsprämie ist dabei abhängig von dem vorhandenen Risiko.

Beispiel: 
Ein Veranstalter organisiert eine europaweite Tournee eines freien Tanzensembles, bei der die Tänzerinnen und Tänzer pro Vorstellung bezahlt werden. Mehrere Auftritte müssen abgesagt werden, da eine Tänzerin schwer erkrankt ist. 

Hier kommt die Veranstaltungsausfallversicherung für den finanziellen Schaden auf, der durch Kosten für die Werbung und den Verlust von Eintrittsgeldern entstanden ist – allerdings nur dann, wenn das Nichterscheinen von in der Versicherungspolice genannten Personen als zusätzliches Risiko mit abgeschlossen wurde. 
Wurden im Vorfeld außerdem die Künstlergagen mit eingeschlossen, werden auch diese erstattet. Je nach Versicherer gibt es hier einen Selbstbehalt (meist 20 % des betroffenen Risikos), der zum Abzug gebracht wird und von den Künstler*innen selbst zu tragen ist. 

Variante:
Die Tänzerin kann aufgrund eines Pilotenstreiks nicht pünktlich zum Auftritt erscheinen.

Hier greift die Veranstaltungsausfallversicherung, wenn der Versicherungsschutz um die Klausel des „erweiterten Nichtauftritts von Personen“ ergänzt wurde.

Variante:
Die Tänzerin kann nicht zum Auftritt erscheinen, da sie kein Visum bekommen hat.

Auch hier greift die Veranstaltungsausfallversicherung, wenn der Versicherungsschutz um die Klausel des „erweiterten Nichtauftritts von Personen“ ergänzt wurde. Allerdings nur dann, wenn der Nichterhalt des Visums unvorhersehbar war (bspw. wenn die Tänzerin für das entsprechende Land in der Vergangenheit bereits problemlos ein Visum erhalten hat).

Tipp:

• Künstler*innen und Kreativen bzw. Ensembles ist zu empfehlen, die*den Veranstalter*in in die Pflicht zu nehmen, eine Veranstaltungsausfallversicherung abzuschließen – inklusive der Absicherung der Gagen.

Beispiel: 
Ein Live-Konzert eines Orchesters muss aufgrund von Sturmwarnungen abgesagt werden.

Da aufgrund von Witterungseinflüssen eine Gefahr für Leib und Leben der Zuschauer*innen und Beteiligten besteht, kommt die Veranstaltungsausfallversicherung für die entstandenen Schäden auf – allerdings nur, wenn der Vertrag die sogenannte „Adverse-Weather-Klausel“ beinhaltet.

Variante:
Das Konzert kann nicht stattfinden, weil starker Nebel aufgekommen ist und die Sicht auf die Bühne versperrt.

Hier besteht keine Gefahr für Leib und Leben der Zuschauer*innen und Beteiligten. Eine Veranstaltungsausfallversicherung würde deshalb nur greifen, wenn Witterungsrisiken wie Nebel, Schnee und Regenfälle in der Versicherung mit eingeschlossen sind.

Tipp:

• Der Abschluss einer Ausfallversicherung inklusive der „Adverse-Weather-Klausel“ kann umgangen werden, indem die*der Veranstalter*in einen Ersatztermin für die Vorstellung anbietet. Zu bedenken bleibt jedoch, dass auch durch eine Verschiebung des Termins finanzielle Schäden entstehen können. Ist ein Ersatztermin nicht möglich, ist eine Ausfallversicherung mit dem Einschluss der „Adverse-Weather-Klausel“ empfehlenswert! 

• Die Tage bzw. Wochen vor der Veranstaltung sollten in den Geltungszeitraum der Veranstaltungsausfallversicherung mit einbezogen werden. Denn: Auch bei gutem Wetter am Veranstaltungstag muss eine Veranstaltung möglicherweise abgesagt werden, weil der Veranstaltungsort aufgrund extremer Witterungseinflüsse im Vorfeld nicht nutzbar ist. Ohne „Adverse-Weather-Klausel“ ist kein Versicherungsschutz gegeben!