Hinweis

Oft werden zwei Regelungen bezüglich des Umgangs mit Reisekosten durcheinandergebracht. Dabei handelt es sich zum einen um die Regelungen des Bundesreisekostengesetztes, die zur Anwendung kommen, wenn Reisen mit Förderungen des Bundes finanziert werden. Zum anderen geht es um die Möglichkeit, beruflich veranlasste Reisekosten von der Steuer abzusetzen (weitere Infos hier). Hierbei gelten jeweils unterschiedliche Regelungen, unterschiedliche Höchstsätze, die angewendet werden können, etc.
Im Folgenden geht es um: Das Bundesreisekostengesetz (BRKG)

Künstler:innen, Kreative und Veranstalter:innen, die in der BRD öffentliche Fördermittel erhalten, unterliegen der Pflicht, die Verwendung der Mittel genau nachzuweisen. Die Abrechnung von Reisekosten muss bei geförderten Projekten gemäß dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) erfolgen. Nach Ende des Förderzeitraums muss ein Verwendungsnachweis erbracht werden, der durch das Bundesverwaltungsamt geprüft wird. Daher ist es wichtig, die Bestimmungen des BRKG genau zu kennen und richtig anzuwenden – und insbesondere die geltenden Reisekostenvergütungen nicht zu überschreiten – da fehlerhafte Abrechnungen unter Umständen die Rückzahlung von Zuwendungen nach sich ziehen können. Die Zuwendungsbescheide der Förderer beinhalten aber stets umfangreiche Informationen über die Regelungen, wie u. a. auch die Reisekosten richtig abgerechnet und nachgewiesen werden. 

• Um Fehler zu vermeiden, ist es ratsam, sich bei Unsicherheiten und Fragen an die zuständigen Mitarbeiter:innen der fördernden Stelle zu wenden.
• In einigen Bundesländern gelten eigenständige reisekostenrechtliche Regelungen. In anderen wiederum gilt das BRKG, lediglich mit leichten Abänderungen.

Im Folgenden finden sich Informationen zu den wichtigsten Regelungen des BRKG, die für öffentlich geförderte Kunstschaffende zu beachten sind, hinsichtlich:

Reisen innerhalb Deutschlands
Reisen ins und im Ausland

Unter Reisen sind dabei immer solche Reisen zu verstehen, die die oder der Künstler:in oder Kreative im Rahmen des geförderten Projektes unternimmt.

Die allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) gibt weitere Hilfestellung. 

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Entstandene Fahrt- und Flugkosten – zum Beispiel für Bahn- und Schifffahrten, Flüge und Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln – können bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse abgerechnet werden. Mögliche Fahrpreisermäßigungen (zum Beispiel durch die Nutzung von Sparpreisen oder einer Bahncard) müssen dabei berücksichtigt werden. 

• Eine Flugzeugnutzung kann nur dann abgerechnet werden, wenn sie begründbar ist, bspw. terminlich oder durch geringere Reisekosten. 
• Für Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden ist die Abrechnung der nächsthöheren Klasse möglich.
• Entstandene Fahrtkosten durch die Nutzung von einem Mietwagen oder Taxi können dann abgerechnet werden, wenn diese nachvollziehbar begründet werden können, bspw. wenn der Zielort zu bestimmten Zeiten mit anderen Beförderungsmitteln nicht mehr zu erreichen ist. Man sollte sich aber bereits im Zuge der Reiseplanung bei der fördernden Stelle informieren, unter welchen Umständen die Nutzung eines Mietwagens oder Taxis tatsächlich anerkannt wird.  
• Entwertete Fahrkarten und Bordkarten bei Flügen müssen aufbewahrt und für die Abrechnung mit eingereicht werden.
• Ausgleichszahlungen zur Schadstoffemission bei Flügen (z.B. über atmosfair) gelten als Spenden und sind leider nicht zuwendungsfähig. 
• Die Kosten einer BahnCard - auch wenn sie nicht aus dienstlichen Gründen gekauft wurde - können auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich vollständig amortisiert haben

Die Kosten für die Nutzung von Kraftfahrzeugen und anderen motorbetriebenen Fahrzeugen, die nicht unter die bereits genannten Beförderungsmittel fallen (bspw. ein privater PKW), können mittels der Wegstreckenentschädigung abgerechnet werden. Diese beträgt 0,20 Euro (bzw. in besonderen Fällen 0,30 Euro) pro Kilometer zurückgelegter Strecke, maximal jedoch 130 Euro pro Fahrt, wobei die Kilometeranzahl vom Ausgangsort zum Zielort zugrunde gelegt wird. 

Auf Reisen entstehen für gewöhnlich Mehrkosten für die Verpflegung. Diese können mit einem pauschalierten Betrag, dem sogenannten Tagegeld, abgerechnet werden. Tatsächlich anfallende Kosten sind hingegen nicht abrechenbar. Die Höhe des Tagegeldes bemisst sich nach dem Einkommenssteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG) und ist von der Dauer der Reise (Tage und Stunden) abhängig. Die Dauer der Reise bestimmt sich dabei für gewöhnlich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung bzw. der Dienststätte (§ 2 Abs. 2 BRKG). 

Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten seit 2020 folgende Tagegelder:

a)    Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro
b)    Bei einer Abwesenheit von weniger als 24, aber mindestens 8 Stunden: 14 Euro

Abwesenheit bedeutet hier immer die gleichzeitige Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte.

• Das Tagegeld von 28 Euro kann nur gezahlt werden, wenn es sich um eine mehrtägige Reise handelt. Bei Reisen von weniger als 8 Stunden kann kein Tagegeld gezahlt werden.
• Es gilt folgende Sonderregelung: Beginnt eine Auswärtstätigkeit nach 16 Uhr und endet am Folgetag vor 8 Uhr, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, wird die gesamte Abwesenheitsdauer ermittelt und dem Reisetag mit der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet.
• Es gilt ein reduzierter Tagessatz, wenn die oder der Reisende unentgeltliche Verpflegung erhält, bspw. durch den oder die Veranstalter:in, oder wenn Mahlzeiten in den Fahrt-, Flug- oder Übernachtungskosten inbegriffen sind (§ 6 Abs. 2 BRKG). In diesen Fällen muss für das Frühstück 20 % des vollen Tagessatzes abgezogen werden (also 5,60 Euro), für ein Mittag- und/oder Abendessen jeweils 40 % (also 11,20 Euro).

Wenn „der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage“ dauert, gilt vom 15. Tag an ein um 50 % ermäßigtes Tagegeld (§ 8 BRGK).

Berechnung von Tagegeldern

Bei der Berechnung des Tagegeldes für den gesamten Zeitraum einer Reise müssen die genannten Bestimmungen stets berücksichtigt werden – was bei umfangreichen Reisen mit zahlreichen Personen mitunter zu einer großen Aufgabe wird. Dabei sollten sowohl der Anreisetag (bzw. die Anreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) als auch der Rückreisetag (bzw. die Rückreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) jeweils gesondert betrachtet werden. Die Tage, die zwischen der An- und Abreise liegen, werden genau gleich abgerechnet – sofern der Verpflegungsmehraufwand für alle Tage gleich ist, das heißt bspw. wenn das Frühstück immer in den Übernachtungskosten enthalten ist oder der oder die Veranstalter:in immer ein vollwertiges Mittagessen kostenlos zur Verfügung stellt. 

• Für die Berechnung des Tagegeldes für die gesamte Reise ist es ratsam, eine Tabelle anzufertigen, in der der Tagessatz des Anreise- und Abreisetages sowie der Tagessatz und Gesamtbetrag der übrigen Reisetage ersichtlich werden. Wenn mehrere Künstler:innen oder Kreative beteiligt sind, sollte jede:r einzeln mit vollem Namen aufgelistet werden. Ein Beispiel, wie solch eine Liste aussehen könnte, findet sich hier: Beispielliste zur Berechnung der Tagegelder (Stand 2015, Aktualisierung 2020 folgt)

Für notwendige Übernachtungen können jeweils pauschal 20 Euro abgerechnet werden, wenn keine oder geringere Kosten als 20 Euro angefallen sind oder Übernachtungen in Höhe der notwendigen Kosten - maximal jedoch 70 Euro (75,60 Euro inklusive Frühstück). Dabei hat die oder der Reisende jedoch immer eine kostengünstige Übernachtungsmöglichkeit zu wählen.

• Originalbelege über die Übernachtungskosten sind für den späteren Verwendungsnachweis unbedingt aufzubewahren, selbst wenn lediglich die Übernachtungspauschale von 20 Euro abgerechnet wird.
• Eine Übernachtungspauschale von 20 Euro kann nach dem BRKG auch ohne Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Diese kann jedoch maximal für 14 Tage abgerechnet werden.
• Übernachtungsgeld kann weder gewährt werden, wenn die Übernachtungskosten in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten sind, wie bei einer Übernachtung im Nachtzug, noch wenn dem oder der Reisenden eine Unterkunft, bspw. durch den oder die Veranstalter:in, kostenlos zur Verfügung gestellt wird.

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Da für Reisen ins und im Ausland andere Bedingungen als für Inlandreisen gelten, werden die Reisekostenvergütungen von Auslandsreisen durch das BRKG gesondert behandelt (§ 14 BRKG). Die Bestimmungen für Auslandsreisen finden sich in der sogenannten Auslandsreisekostenverordnung (ARV) und in der jährlich aktualisierten Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV 2024).

Bei Bahnreisen können die Kosten für die Nutzung der 1. Klasse und der Spezial- oder Doppelbettklasse im Schlafwagen abgerechnet werden, wobei einige europäische Länder von dieser Regelung ausgenommen sind (Belgien, Dänemark, Finnland, Frankreich, Irland, Italien – ausgenommen südlich der Eisenbahnstrecke Rom-Pescara –, Liechtenstein, Luxemburg, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Schweiz und Vereinigtes Königreich). Hier können nur Bahnfahrten in der niedrigsten Beförderungsklasse abgerechnet werden bzw. bei Fahrten von mindestens zwei Stunden auch die nächsthöhere. 

Bei Flugreisen in Europa können die Kosten bis zur niedrigsten Beförderungsklasse abgerechnet werden, während bei Flugreisen über Europa hinaus auch die Kosten für die Nutzung der Business- oder einer vergleichbaren Klasse abrechenbar sind. Die fördernde Stelle kann jedoch festlegen, dass auch bei Flugreisen über Europa hinaus, insbesondere bei kurzen Flugstrecken, lediglich die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse abrechenbar sind.  

• Mögliche Fahrpreisermäßigungen (zum Beispiel durch die Nutzung von Sparpreisen oder einer Bahncard) müssen berücksichtigt werden.
• Bordkarten und andere Fahrkartenbelege müssen aufbewahrt und bei der Abrechnung mit eingereicht werden.

Auf Reisen entstehen für gewöhnlich Mehrkosten für die Verpflegung. Diese können bei Auslandsreisen mit einem pauschalierten Betrag, dem sogenannten Auslandstagegeld, abgerechnet werden. Tatsächlich anfallende Kosten sind hingegen nicht abrechenbar. Für jedes Land gelten dabei unterschiedliche Auslandstagegelder, deren Höhe regelmäßig aktualisiert und – gemeinsam mit den Auslandsübernachtungsgeldern – jährlich durch das Bundesministerium des Innern im Einvernehmen mit dem Auswärtigen Amt herausgegeben wird. Die aktuelle Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) und die entsprechende Anlage findet sich hier: ARVVwV 2024.

Wie das Tagegeld für Reisen innerhalb Deutschlands ist die Höhe des Auslandstagegeldes auch davon abhängig, wie lange die Reise dauert (Tage und Stunden). Die in der Liste der Auslandstagegelder erfassten Beträge gelten jeweils für eine Abwesenheit von 24 Stunden. Bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 8 Stunden beträgt das Auslandstagegeld 80 % des vollen Auslandstagessatzes (diese zweifache Staffelung gilt seit dem 1. November 2014).

• Das volle Auslandstagegeld (24 Stunden) kann nur gezahlt werden, wenn es sich um eine mehrtägige Reise handelt. Bei eintägigen Auslandsreisen von weniger als 8 Stunden kann kein Auslandstagegeld gezahlt werden.
• Bei mehrtägigen Auslandsdienstreisen wird für den An- und Abreisetag - unabhängig von der Dauer der Abwesenheit an diesen Tagen - ein Auslandstagegeld in Höhe von 80 Prozent des vollen Tagegeldsatzes gewährt.
• Das Auslandstagegeld bestimmt sich nach dem Land, das die oder der Reisende vor 24 Uhr zuletzt erreicht hat. Das heißt: Wenn die oder der Reisende aus Deutschland also erst am zweiten Tag der Reise das Ausland erreicht (bspw. bei Nachtflügen), gilt am ersten Reisetag das Tagegeld für Reisen innerhalb Deutschlands. Für Rückreisen oder eintägige Auslandsreisen gilt das Auslandstagegeld des letzten Tätigkeitortes im Ausland, auch wenn der letzte erreichte Ort vor 24 Uhr das Inland ist.
• Das Überqueren der internationalen Datumsgrenze (das heißt, bei Reisen über Zeitzonen mit unterschiedlichen Daten hinweg) hat keine Auswirkung auf die Anzahl der Reisetage. Für Reisen von West nach Ost, bei denen dasselbe Datum zwei Tage lang gilt, wird kein zusätzlicher Tag angerechnet. Für Reisen von Ost nach West wird der übersprungene Tag nicht ausgelassen. jeder Kalendertag, vom Anfang bis zum Ende der Reise, wird einmal gezählt.
• Bei Flugreisen von mehr als zwei Tagen, das heißt, wenn kein Land erreicht wird, gilt der Tagegeldsatz von Österreich.
• Bei Ländern, die nicht in der Übersicht des ARVVwV und der Anlage erfasst sind, ist das Tagegeld von Luxemburg anzusetzen.
• Es gilt ein reduziertes Auslandstagegeld, wenn die oder der Reisende unentgeltliche Verpflegung erhält, bspw. durch die oder den Veranstalter:in, oder wenn Mahlzeiten in den Fahrt-, Flug- oder Übernachtungskosten inbegriffen sind (§ 6 Abs. 2 BRKG). In diesen Fällen muss für das Frühstück 20 % des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag abgezogen werden, für ein Mittag- und/oder Abendessen jeweils 40 %.
• Bei Auslandsreisen ab einer Dauer von 14 Tagen (ohne Hin- und Rückreisetage) am gleichen Geschäftsort gilt ab dem 15. Tag der Reise ein um 10 % ermäßigtes Auslandstagegeld (§ 5 Abs. 1 ARV).

Die genannten Bestimmungen müssen bei der Berechnung des Tagegeldes für den gesamten Zeitraum einer Reise stets berücksichtigt werden – was bei umfangreichen Reisen mit zahlreichen Personen mitunter zu einer großen Aufgabe wird. Dabei sollten sowohl der Anreisetag (bzw. die Anreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) als auch der Rückreisetag (bzw. die Rückreisetage bei Reisen über Nacht oder mehrere Tage) jeweils gesondert betrachtet werden. Dies gilt auch für Reisetage, an denen von einem ausländischen Land in ein anderes ausländisches Land gereist wird (siehe hierzu das zweite Beispiel). Die Tage, die zwischen der An- und Rückreise liegen, werden genau gleich abgerechnet – sofern der Verpflegungsmehraufwand für alle Tage gleich ist, das heißt bspw. wenn das Frühstück immer in den Übernachtungskosten enthalten ist oder der oder die Veranstalter:in immer ein vollwertiges Mittagessen kostenlos zur Verfügung stellt. 

• Für die Berechnung des Tagegeldes für die gesamte Reise ist es ratsam, eine Tabelle anzufertigen, in der der Tagessatz des Anreise- und Abreisetages sowie der Tagessatz und der Gesamtbetrag der übrigen Reisetage ersichtlich werden. Wenn mehrere Künstler:innen oder Kulturschaffende beteiligt sind, sollte jede:r einzeln mit vollem Namen aufgelistet werden. Ein Beispiel, wie solch eine Liste aussehen könnte, findet sich in Kürze wieder an dieser Stelle.

Übernachten die Akrobaten in einem Hotel, in dem das Frühstück inklusive ist, muss das Auslandtagegeld je Tag um 11,00 Euro (20 % des vollen Satzes) gekürzt werden. Hiervon ausgenommen ist der Anreisetag. 

Für den Anreisetag und ihren Aufenthalt in Bulgarien berechnet sie das dort geltende Auslandstagegeld (80 % des vollen Satzes für den Anreisetag, 100 % für die übrigen Tage). Nicht jedoch für den Reisetag, an dem sie Rumänien erreicht; für diesen berechnet sie den vollen Satz des in Rumänien geltenden Auslandstagegeldes – ebenso für die weiteren, vollen Tage, die sie in Rumänien verbringt. Für den Rückreisetag nach Deutschland gilt das rumänische Auslandstagegeld, wobei hier wiederum nur 80 % des vollen Satzes berechnet werden dürfen.

Notwendige Übernachtungen im Ausland können in Höhe der pauschalierten Beträge abgerechnet werden, die in der bereits erwähnten Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) festgesetzt und in der entsprechenden Anlage zu finden sind. Für jedes Land, das bereist wird, gelten dabei unterschiedliche Auslandsübernachtungsgelder, deren Höhe regelmäßig aktualisiert wird. Bei Hotelübernachtungen sind dabei die tatsächlichen Kosten bis zur Höhe des geltenden Auslandsübernachtungsgeldes abzurechnen. Übersteigen die Hotelkosten das geltende Auslandsübernachtungsgeld, sind sie ebenso abrechenbar, solange sie begründet und mit Originalbelegen nachgewiesen werden können. 

Die aktuelle Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) und die aktuell geltenden Beträge finden sich hier: ARVVwV 2024.

• Originalbelege über die Übernachtungskosten sind für den späteren Verwendungsnachweis unbedingt aufzubewahren. Bei Hotelrechnungen mit ausländischer Währung ist stets der tagesaktuelle Umrechnungskurs zu beachten, falls der entsprechende Euro-Betrag nicht ohnehin vermerkt ist. Bei Kreditkartenzahlung empfiehlt es sich, die Kreditkartenabrechnung beizulegen, auf der der Euro-Betrag angegeben ist.
• Für notwendige Übernachtungen ohne Beleg beträgt das Auslandsübernachtungsgeld 50 % des in der Anlage (ARVVwV) ausgewiesenen Betrages, höchstens jedoch 30 Euro.
• Übernachtungsgeld kann weder gewährt werden, wenn die Übernachtungskosten in den erstattungsfähigen Fahrt- oder sonstigen Kosten enthalten sind, bspw. bei einer Übernachtung im Nachtzug, noch wenn der oder dem Reisenden eine Unterkunft, bspw. durch den oder die Veranstalter:in, kostenlos zur Verfügung gestellt wird.

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