Die Umsatzsteuer könnte man auch Endverbrauchersteuer (oder: private Verbrauchssteuer) nennen, denn der Staat will lediglich die privaten Endverbraucher:innen, also die oder den Käufer:in eines Produktes/einer Dienstleistung belasten. Wenn bspw. eine umsatzsteuerpflichtige Künstlerin im Laden einen Aktenordner kauft, dann soll sie die Umsatzsteuer nur dann zahlen müssen, wenn sie ihn privat kauft. Beruflich gekaufte Waren und Leistungen dagegen will der Staat nicht mit der Umsatzsteuer belasten. Es wäre für ihn jedoch zu kompliziert, diese Steuer bei den privaten Verbrauchern und Verbraucherinnen zu erheben. Daher erhebt der Staat die Steuer nicht bei der Künstlerin, sondern bei dem oder der Verkäufer:in. Entsprechend stehen auf dem Kassenbon neben dem Gesamtpreis auch der zugrundeliegende Nettopreis und die darauf fällige Umsatzsteuer. Die Künstlerin zahlt beim Kauf erst einmal die Umsatzsteuer mit und der oder die Verkäufer:in führt sie an das Finanzamt ab.
Wenn die Künstlerin nun den Aktenordner privat nutzt, bleiben die Kosten für die Umsatzsteuer bei ihr hängen. Kauft sie den Aktenordner aus beruflichen Gründen, zahlt ihr das Finanzamt die Umsatzsteuer (die ja auf dem Kassenbon aufgeführt ist) zurück.
Die Umsatzsteuer beruht demnach auf zwei Grundpfeilern:
Eine Galeristin verkauft ein Gemälde für 2000 Euro an einen privaten Kunden. In dieser Summe sind (mit dem derzeitigen ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent) rund 130 Euro Umsatzsteuer enthalten. Die Galeristin muss diese 130 Euro an das Finanzamt abführen, sie hat also eine (Netto-)Einnahme für die Fotografie von 1870 Euro. Dem Künstler muss sie dann seinen Anteil auszahlen – vereinbart war die Hälfte der Nettoeinnahme, also die Hälfte von 1870 = 935 Euro. Unterm Strich bleibt ihr ein direkter Überschuss aus dem Verkauf von 935 Euro (der im Rahmen der Einkommenstreuer versteuert werden muss). Da der Kunde privat gekauft hat, zahlt er 2000 Euro.
Anders, wenn der Käufer die Fotografie aus beruflichen Gründen etwa für sein Ladengeschäft oder seine Kanzlei gekauft hätte. Denn dann wäre es kein privater, sondern ein geschäftlicher Kauf gewesen und der Käufer hätte die verauslagte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückbekommen.
Umgekehrt heißt dies für den verkaufenden Künstler (vorausgesetzt, er ist umsatzsteuerpflichtig): Er muss auf seinen Rechnungen als Verkäufer auf den Verkaufspreis die Umsatzsteuer draufschlagen, diese von der Kundin (der Galeristin) kassieren und an das Finanzamt abführen. Der erwerbsmäßig (das heißt nicht nur hobbymäßig) tätige Künstler ist damit wie alle anderen Unternehmer:innen in einer Doppelstellung: Bei seinen Verkäufen muss er in jedem Fall die Umsatzsteuer berechnen, kassieren und dem Finanzamt auszahlen; bei seinen beruflichen Käufen aber zahlt er selbst erst einmal Umsatzsteuer an den oder die Verkäufer:in, bekommt diese aber später vom Finanzamt erstattet.
Der Künstler erhält seinen Anteil von 935 Euro. Da er das Werk der Galerie verkauft, muss er auf den Nettoanteil von 935 Euro noch die Umsatzsteuer draufschlagen, hier sind es 7 Prozent und damit 65,45 Euro. Der Künstler stellt der Galerie also 935 Euro + 65,45 Euro = 1000,45 Euro in Rechnung und führt die 65,45 Euro anschließend gleich wieder an das Finanzamt ab.
Außerhalb der normalen Umsatzbesteuerung ist zu beachten, dass einzelne Veranstalter:innen oder einzelne Veranstaltungen komplett umsatzsteuerbefreit werden können (siehe § 4 Nr. 20 bis Nr. 22b UStG – Kulturförderung). Hierzu ist teilweise eine behördliche Bescheinigung erforderlich, die sich die oder der Rechnungsausstellende in Kopie geben lassen sollte. Nach dieser Vorschrift sind seit dem 1. Juli 2013 auch Leistungen von Bühnenregisseuren und Bühnenregisseurinnen und Bühnenchoreografen und Bühnenchoreografinnen an Theatern, Opernhäusern, Musik- und Tanztheatern usw. umsatzsteuerfrei.
Viele Künstler:innen und Kreative sehen sich nicht als Unternehmer:innen. Dieses Selbstverständnis kann teuer werden, u.a. wegen der Haftung für die Umsatzsteuer. Unternehmer:in ist, wer regelmäßig als Verkäufer:in (etwa der eigenen Designobjekte oder Kunstwerke) oder mit Dienstleistungen am Geschäftsverkehr teilnimmt bzw. versucht, sie zu verkaufen.
Es gibt eine Sonderregelung für sogenannte Kleinunternehmer:innen. Diese können sich aus dem gesamten Umsatzsteuersystem heraushalten, wenn sie nicht beim Finanzamt darauf verzichten. Voraussetzung ist, dass der Umsatz, also die Summe aller Einnahmen, nicht über 22 000 Euro im Jahr liegt.
Der Vorteil bei einer Befreiung: Man muss auf seine Rechnungen keine Umsatzsteuer draufschlagen. Das ist gut, wenn man vorrangig private Kunden und Kundinnen hat (wie bei Verkäufen an private Sammler:innen oder Auftritten bei Hochzeiten) oder wenn man Leistungen für bestimmte öffentlich-rechtliche Einrichtungen erbringt, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Denn diese Kunden und Kundinnen müssten sonst die zusätzlich anfallende Umsatzsteuer zahlen, ohne sie vom Finanzamt erstattet zu bekommen. Kunden und Kundinnen, die beruflich kaufen, ist es dagegen egal, da sie die Umsatzsteuer zurückbekommen.
Der Nachteil: Auch bei beruflich bedingten Käufen können Künstler:innen und Kreative die Umsatzsteuer dann nicht abziehen, denn sie sind entsprechend nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ob sich die Befreiung also lohnt oder nicht, hängt von der Kundenstruktur und den geplanten Ausgaben ab.
Das ZDF sucht für einen Tag eine Regisseurin oder einen Regisseur für eine Show-Aufzeichnung. Es steht ein Budget von 2000 Euro zur Verfügung. Regisseur A ist Kleinunternehmer und kann die 2000 Euro ohne Umsatzsteuer berechnen und komplett für sich behalten. Regisseurin B ist keine Kleinunternehmerin und muss aus diesen 2000 Euro rund 131 Euro Umsatzsteuer (7 %) ans Finanzamt abführen und hat netto damit nur 1869 Euro zur Verfügung. Regisseur A kann also billiger anbieten oder er hat ein höheres Nettoentgelt zur Verfügung.
Wer umsatzsteuerpflichtig ist, nimmt am Umsatzsteuerverfahren mit Umsatzsteuervoranmeldung und Vorsteuerabzug teil. Hierbei wird die selbst gezahlte Umsatzsteuer auf Einkäufe mit der für Leistungen in Rechnung gestellten Umsatzsteuer miteinander verrechnet.
Eine selbstständig arbeitende Musikerin hat in einem Jahr über ihre freie Tätigkeit insgesamt netto 19 000 Euro eingenommen. Auf diese Nettosumme von 19 000 Euro hat sie ordnungsgemäß zusätzlich 7 % Umsatzsteuer in Höhe von 1330 Euro berechnet. An beruflichen Ausgaben für einen Computer, Bahnfahrten und Flüge hat sie im Gegenzug insgesamt 3980 Euro ausgegeben. In dieser Summe ist ausweislich der Quittungen 19 % Umsatzsteuer enthalten, und zwar insgesamt 635,46 Euro. Die Nettoausgaben (also ohne die Umsatzsteuer) waren nur 3344,54 Euro (denn 3344,54 + 635,46 = 3980 Euro). Nun muss sie an das Finanzamt 1330 Euro an Umsatzsteuer zahlen und bekommt zugleich 635,46 Euro an Vorsteuer zurück. Beide Zahlen lassen sich verrechnen, damit nicht unnötig hin- und her überwiesen wird: Unterm Strich bleibt für die Musikerin in dem Jahr also eine Zahllast an das Finanzamt von 1330 - 635,46 = 694,54 Euro.
Die von der Musikerin (quasi als Verkäuferin) eingenommene Umsatzsteuer ist die Umsatzsteuer; die von ihr beruflich als Käuferin im Voraus bezahlte Umsatzsteuer ist die Vorsteuer. Deren Erstattung durch das Finanzamt nennt man Vorsteuerabzug. Die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer ist die Zahllast. Diese ist – je nach Höhe der Umsätze gestaffelt – in regelmäßigen Abständen (jährlich, vierteljährlich oder sogar monatlich) an das Finanzamt zu melden und abzuführen. Das ist die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung.
Der Umsatzsteuer unterliegen Lieferungen von Gegenständen (zum Beispiel Gemälde, Designobjekte, Fotodrucke, Skulpturen) und sonstige Leistungen (persönlich erbrachte Leistungen wie ein Auftritt als Tänzer:in, Musiker:in oder Schauspieler:in), die ein:e Unternehmer:in im Inland und gegen ein Entgelt im Rahmen seines oder ihres Unternehmens vornimmt.
Bei Lieferungen handelt es sich um die „Verschaffung der Verfügungsmacht über einen Gegenstand“ (vgl. § 3 Abs. 1 UStG), zum Beispiel den Kauf einer Fotografie oder eines Designobjektes.
Sonstige Leistungen sind alle Umsätze, die keine Lieferungen sind (vor allem Dienstleistungen).
Drei Fragen muss man sich stellen, wenn man herausfinden will, ob und wie man die Umsatzsteuer bei Umsätzen innerhalb Deutschlands berechnen muss:
Die entscheidende Frage zur Bestimmung der Umsatzsteuerpflicht ist aber der Ort, an dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird. Verkauft man seine Ware oder seine Leistung innerhalb der Bundesrepublik, ist die Sache einfach: Es muss – wenn keine Befreiung vorliegt (zum Beispiel als Kleinunternehmer:in) – die Umsatzsteuer erhoben werden. Spannend wird es jedoch bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen.