Withholding tax - licenses

Die nachfolgenden Ausführungen gelten nur für Einkünfte selbständiger Künstler:innen aufgrund der Einräumung oder Übertragung von Nutzungsrechten, insbesondere von Rechten nach dem Urhebergesetz (nachfolgend „Lizenzgebühren“).

Lizenzgebühr: § 50a EstG definiert den Begriff der Lizenzgebühren wie folgt: Lizenzgebühren sind Vergütungen, „die für die Überlassung der Nutzung oder des Rechts auf Nutzung von Rechten, insbesondere Urheberrechten und gewerblichen Schutzrechten, von gewerblichen, technischen, wissenschaftlichen und ähnlichen Erfahrungen, Kenntnissen und Fertigkeiten, zum Beispiel Plänen, Mustern und Verfahren herrühren“ gezahlt werden.

Versteuerung des Einkommens: Bei Sachverhalten ohne Auslandsbezug kümmern sich lizenzgebende Künstler:innen und Kreative (als natürliche oder juristische Personen) selbst um ihre Einkommenssteuer/Körperschaftssteuer. Die Vergütungsschuldner:innen (Auftraggeber:innen, Veranstalter:innen, Häuser etc.) haben nichts mit der Versteuerung der Einkommenssteuer/Körperschaftssteuer der Künstler:innen und Kreativen zu tun. Dies ändert sich bei einem Auslandsbezug.

Auslandsbezug: Ein Auslandsbezug liegt vor, wenn lizenzgebende Künstler:innen, die im Ausland ansässig sind, Nutzungsrechte einräumen oder übertragen, die in Deutschland verwertet werden. Bei Lizenzgebühren, die an Künstler:innen gezahlt werden, die in Deutschland weder ihren Wohnsitz noch ihren gewöhnlichen Aufenthaltsort haben, muss geklärt werden, wer die in der Branche auch als „Ausländersteuer“ (nachfolgend Quellensteuer) bezeichnete Einkommenssteuer abführen muss und wo dies geschehen muss.

Wo: § 49 Abs. 1 Nr. 2-4, 6 und 9 EStG sieht vor, dass das Honorar für eine Lizenz, die in Deutschland verwertet wird, in Deutschland zu versteuern ist.

Wer: § 50a EStG regelt, dass diese Versteuerung im Wege des Steuerabzugs erfolgt. Mit anderen Worten: Die Person, die das Honorar für die Lizenz/Nutzung bezahlt (nachfolgend „Vergütungsschuldner:in“ genannt), muss die Quellensteuer einbehalten und an das Bundeszentralamt für Steuern (nachfolgend „BZSt“ genannt) abführen. 

Lizenzgebühren allgemein: Allgemein sollte bei Lizenzgebühren die Quellensteuer immer dann ins Blickfeld rücken, wenn ein:e im Ausland ansässige:r Künstler:in für die Einräumung von Nutzungsrechten (also beispielsweise hinsichtlich einer bereits verfassten Stückfassung oder eines bereits komponierten Musikstücks, hinsichtlich der Gestattung Videoaufnahmen zu streamen oder Fotos zu verwenden) eine wie oben definierte Lizenzgebühr erhält.

Lizenzgebühren bei gemischten Verträgen

Oftmals werden Verträge mit Künstlern oder Künstlerinnen abgeschlossen, bei denen die Vergütung nur zum Teil als Lizenzgebühr einzustufen ist.

Werkschaffende Künstler:innen

Ein Beispiel bilden hier die werkschaffenden Künstler:innen. Auf die Vergütung, die für die Schaffung eines Werkes gezahlt wird, fällt keine Quellensteuer an. Oftmals werden die Künstler:innen jedoch nicht nur für die Schaffung eines Werkes bezahlt – bspw. Erstellung eines Bühnenbildes, einer Bühnen-Textfassung oder einer Musikkomposition – sondern auch für die anschließende Nutzung des Werkes (Nutzung des Bühnenbildes, Aufführung des Textes oder des Musikstückes). Die Vergütung erfolgt also für eine gemischte vertragliche Leistung – zum Teil für die Werkschaffung und zum Teil für die Übertragung der Nutzungsrechte. Es ist ratsam, in diesen Verträgen zu regeln, welcher Teil der Vergütung für die Werkschaffung und welcher Teil der Vergütung für die Übertragung der Nutzungsrechte anfällt. Fehlt eine solche Regelung wird nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25.11.2011 bei werkschaffenden Künstlern oder Künstlerinnen 40 Prozent der persönlich ausgeübten Tätigkeit (also der Werkschaffung) und 60 Prozent deren Verwertung zugeordnet.

Achtung! Wenn der werkschaffende Anteil wiederum sehr hoch ist, kann das Einfluss auf die Höhe der Umsatzsteuer haben. Wegen des Reverse-Charge-Verfahrens sind die Lizenznehmer:innen auch für die Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich. Zur Erinnerung: Grundsätzlich gilt ein Umsatzsteuersatz in Höhe von 19 %, wenn keine Ausnahme greift. Bei Darbietungsverträgen, bei Lizenzverträgen, bei Verkäufen von Bildender Kunst durch den oder die Künstler:in selbst kann der verminderte Umsatzsteuersatz in Höhe von 7 % greifen. Eine solche Ausnahme existiert jedoch nicht generell für künstlerische Werkverträge. Sollte demnach beispielsweise der Schwerpunkt eines Regievertrages nicht in der Einräumung der Rechte, sondern in der Schaffung des Werkes liegen, beliefe sich der Umsatzsteuersatz auf 19 % (FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 22.06.2016 - 7 K 7184/14). Das Theater kann Regisseure oder Regisseurinnen jedoch nach § 4 Nr. 20 a UstG von der Umsatzsteuer befreien. Für Autoren oder Autorinnen und Komponisten oder Komponistinnen ist eine solche Befreiung jedoch nicht vorgesehen. Näheres zur Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften findest du hier.

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Die Berechnung der Steuer unterscheidet sich je nachdem, ob sich die Vertragsparteien auf eine Nettovergütung oder eine Bruttovergütung geeinigt haben. Die Höhe der Quellensteuer beträgt bei einer Bruttovergütung 15,825 % des Honorars, bei einer Nettovergütung 18,80 % des Honorars.

Hinweis! Nach vorläufigen Erkenntnissen hat die Anhebung der Freigrenzen für den Solidaritätszuschlag ab 2021 keinen Einfluss auf die Höhe der Quellensteuer. Die Regelungen des § 50a EstG bleiben von den Neuregelungen des Solidaritätszuschlags unberührt.

Nachfolgend finden sich Beispiele für Netto- und Bruttovergütungen:

Bruttovereinbarung (ESt + SoliZ: 15,825 % der Bruttovergütung)

Formulierungsbeispiel Bruttovergütung: Das oben genannte Honorar versteht sich als Bruttobetrag. Der oder die Künstler:in stellt den Bruttobetrag (EUR 10.000,00) in Rechnung. Der oder die Veranstalter:in behält die Steuer gemäß §§ 49 ff. EStG in Höhe von 15,825 % (1.582,50 Euro) vom oben genannten Honorar/Rechnungsbetrag ein, meldet sie beim BZSt an und führt diese an das BZSt ab. Nur der Restbetrag in Höhe von 8.417,50 Euro gelangt zur Auszahlung an den oder die darstellende:n Künstler:in.

Nettovereinbarung (ESt + SoliZ: 18,80 % der Nettovergütung)

Formulierungsbeispiel Nettovergütung:Das oben genannte Honorar in Höhe von 10.000,00 Euro versteht sich als Nettobetrag (Auszahlungsbetrag). Der oder die Künstler:in stellt Nettobetrag in Rechnung. Der oder die Veranstalter:in meldet die Steuer in Höhe von 1.880,00 Euro (18,80 % der Nettovergütung) gemäß §§ 49 ff. EStG fristgemäß beim BZSt für Steuern an und führt sie zusätzlich zu dem an den oder die darstellende:n Künstler:in gezahlten Honorar an das BZSt ab.

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Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Quellensteuer ist das an die Künstler:innen (Lizenzgeber:innen) gezahlte Honorar (Lizenzgebühr).

Nicht zur Bemessungsgrundlage gehören Reisekosten: Fahrt- und Übernachtungsauslagen, sofern sie die tatsächlich angefallenen Kosten nicht übersteigen (die steuerlich verankerte Kilometerpauschale in Höhe von EUR 0,35 ist nach der gesetzlichen Regelung gem. § 50a EstG nicht Teil der Bemessungsgrundlage. In der Praxis wird es teilweise (aber nicht immer) anerkannt, wenn die Pauschale aus der Bemessungsgrundlage herausgenommen wird. Gesetzliche Regelung und Praxis fallen hier also teilweise auseinander.), Verpflegungskosten, welche die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwand des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG nicht übersteigen.

Sonderfall Bemessungsgrundlage: Honorar abzüglich Betriebskosten (Nettobesteuerung - 30 % Quellensteuer)

Wenn der oder die Vergütungsgläubiger:in in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union ansässig ist, können zudem tatsächlich angefallene Betriebsausgaben und Werbungskosten aus der Bemessungsgrundlage herausgenommen werden (§ 50a Abs. 3 S. 1 EstG, vgl. auch BFH, Urteil vom 27. Juli 2011 – I R 32/10 – (BStBl 2014 II S. 513) sowie BMF, Schreiben vom 17.06.2014 - IV C 3 - S 2303/10/10002: 001 BStBl 2014 I S. 887). Dies gilt nur, wenn sie mit den der Quellensteuer unterliegenden Einkünften in unmittelbarem Zusammenhang stehen und die Ausgaben durch überprüfbare Form (z. B. Rechnungskopien) nachweisbar sind. Nach dem einschlägigen Schreiben des BMF vom 25.11.2010 ist der unmittelbare Zusammenhang zu den Einkünften dann gegeben, wenn die Kosten wirtschaftlich in der Weise unmittelbar mit der Übertragung der Nutzungsrechte im Inland zusammenhängen, dass sie sich nicht von dieser Übertragung der Nutzungsrechte trennen lassen, also Kosten, welche nach ihrer Entstehung oder Zweckbindung mit den betreffenden steuerpflichtigen Einnahmen in einem unlösbaren Zusammenhang stehen.

Achtung! Werden die im unmittelbaren Zusammenhang stehenden Betriebskosten aus der Bemessungsgrundlage herausgenommen, so ändert sich die Höhe der Quellensteuer: Der Steuerabzug beträgt bei Berücksichtigung von Betriebsausgaben oder Werbungskosten 30 % der Nettoeinnahmen (also nach Abzug der im unmittelbaren Zusammenhang stehenden von den Einnahmen abgezogenen Betriebsausgaben), wenn der oder die Gläubiger:in der Vergütung eine natürliche Person ist. Bei juristischen Personen bzw. Körperschaften beträgt der Steuerabzug 15 % der Nettoeinnahmen. Berechnungsbeispiel vgl. Quellensteuer bei Darbietungen - Bemessungsgrundlage.

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Gewinne von im Ausland wohnhaften Gesellschaftern oder Gesellschafterinnen einer in Deutschland ansässigen GbR

Auch Einkünfte in Form von Gewinnausschüttungen (gesamthänderische Einkünfte) unterliegen der Quellensteuer. Wenn also eine im Inland ansässige GbR (bspw. eine als GbR organisierte Künstlergruppe) Einkünfte durch Nutzungsrechte erzielt und sodann Gewinne an ihre Gesellschafter:innen ausschüttet, unterliegt die Ausschüttung an den oder die im Ausland ansässige:n Gesellschafter:in der Quellensteuer. Da der oder die Vergütungsschuldner:in in Bezug auf die Gewinnausschüttung die GbR ist, ist diese auch zur Einbehaltung und Abführung der Quellensteuer an das BZSt verpflichtet.

Beispiel vgl. Quellensteuer bei Darbietungen - Sonderfall GbR

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Befreiung nach § 50c EStG i.V.m. dem DBA

Deutschland hat mit fast allen Staaten auf der Welt bilaterale Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen. In diesen Verträgen haben sich Deutschland und der jeweils andere Staat darauf verständigt, in welchem Land bei grenzüberschreitenden Verträgen die Quellensteuer abzuführen ist. Teilweise sehen die Regelungen in den DBA günstigere Regelungen vor als der § 50a EStG, also beispielsweise, dass entgegen der Regelung des § 50a EStG die Quellensteuer nicht in Deutschland zu versteuern ist.
Die DBA weisen das Besteuerungsrecht hinsichtlich Lizenzgebühren häufig dem Staat zu, in dem der oder die Lizenzgeber:in (also der oder die Vergütungsgläubiger:in) ansässig ist oder stehen eine niedrigere Besteuerung in Deutschland vor. Das DBA sieht demnach an dieser Stelle also eine günstigere Regelung als der § 50a EstG vor. Eine Befreiung ist hier daher in vielen Fällen möglich.

Eine Übersicht über das deutsche Besteuerungsrecht an Lizenzgebühren nach DBA findest du hier. 
Der Steuersatz richtet sich dann nach der sogenannten Reststeuersatzliste (Excel-Dokument zum Download!).

Hinweis! Bei der Besteuerung von Lizenzgebühren nach Reststeuersätzen erfolgt die Besteuerung ohne Berücksichtigung des Solidaritätszuschlags. Sollte Deutschland nach den Bestimmungen in einem DBA (zum Beispiel DBA-Australien) ein Besteuerungsrecht von 5 % haben (vgl. Art. 12 Abs.1 DBA-Australien), sind auch nur diese 5 % abzuführen (ohne zusätzlichen SoliZ).

Verfahren

Eine Versteuerung in Deutschland kann unterbleiben, wenn eine Freistellung erfolgt oder das Kontrollmeldeverfahren bzw. das vereinfachte Verfahren durchgeführt wird.

Freistellung/Erstattung
Die Befreiung von der Quellensteuer (also dem deutschen Steuerabzug) erfolgt entweder durch Erstattung der bereits abgeführten Steuerbeträge (Erstattungsverfahren) oder – vor Zahlung der Vergütung an den oder die Vergütungsgläubiger:in durch Erteilung einer Freistellungsbescheinigung (Freistellungsverfahren).

Vereinfachtes Verfahren
Unter bestimmten Voraussetzungen ist seit dem 01.01.2022 die Teilnahme an einem vereinfachten Verfahren nach § 50c Abs. 2 Nr. 2 EStG möglich. Die Anwendung des vereinfachten Verfahrens gilt nur bis zu einer Freigrenze von EUR 10.000,00, sofern das DBA keine oder eine niedrigere Versteuerung in Deutschland vorsieht. Das heißt, dass die Vergütung von dem oder der Vergütungsschuldner:in an denselben oder dieselbe Künstler:in (beschränkt Steuerpflichtige:n) im Kalenderjahr EUR 10.000 nicht übersteigen darf (Freigrenze gilt für Vergütungen ab dem 31. Dezember 2023, vorher EUR 5.000).
Das vereinfachte Verfahren löst das sog. Kontrollmeldeverfahren ab und ist ab dem 01.01.2022 anwendbar.

Näheres zu den verschiedenen Verfahren und deren Voraussetzungen finden Sie hier:
Freistellungsverfahren
Vereinfachtes Verfahren
Erstattungsverfahren

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In einigen Fällen können sich ausländische Künstler:innen von der Steuerlast der Quellensteuer gem. § 50c befreien lassen, wenn das jeweilige DBA dies vorsieht. Die Befreiung von der Quellensteuer kann dabei entweder im Wege einer Freistellung (Freistellungsverfahren) oder im Wege der Erstattung der bereits gezahlten Steuer erfolgen (Erstattungsverfahren).

Beim Freistellungsverfahren wird der oder die Künstler:in durch Einreichung eines Freistellungsantrages beim BZSt von vornherein durch Erteilung einer Freistellungsbescheinigung von der Zahlung der Quellensteuer gem. § 50c EStG freigestellt. Das bedeutet, die Vergütungsschuldner:innen müssen die Quellensteuer bei Zahlung der Vergütung gar nicht erst einbehalten und abführen, sondern die Vergütung kommt ohne Steuerabzug an die Künstler:innen zur Auszahlung.

Beim Erstattungsverfahren werden durch Einreichung eines Erstattungsantrages beim BZSt bereits angemeldete und abgeführte Steuern vom BZSt an den oder die Künstler:in im Nachhinein zurückerstattet.
Welches der beiden Verfahren (im Falle einer Befreiungsmöglichkeit nach DBA) gewählt wird, hängt davon ab, zu welchem Zeitpunkt die Befreiung beantragt wird.

Vor Zahlung der Vergütung:

Wenn die Vergütung für die Nutzungsrechte an die Künstler:innen noch nicht gezahlt wurde, haben die ausländischen Künstler:innen die Möglichkeit, sich im Wege des Freistellungsverfahrens nach § 50c Abs. 2 Nr. 1 EStG die volle oder teilweise Freistellung vom Steuerabzug durch Erteilung einer Freistellungsbescheinigung zu erwirken. Liegt den Vergütungsschuldnern oder Vergütungsschuldnerinnen (also den Veranstaltern oder Veranstalterinnen) bei Zahlung der Vergütung nämlich eine solche Bescheinigung vor, müssen sie erst gar keine Steuern oder nur zu einem geringeren Steuersatz einbehalten und die Vergütung kommt von vornherein an die Künstler:innen ohne Abzug zur Auszahlung.

In der Regel lassen sich die Veranstalter:innen (also Vergütungsschuldner:innen) für dieses Verfahren eine Vollmacht geben und stellen den Antrag auf Erteilung einer Freistellungsbescheinigung im Namen der Künstler:innen, da es für diese deutlich schwieriger ist, sich aus dem Ausland um eine solche Erstattung zu kümmern.

Nach Zahlung der Vergütung

Wenn die Lizenzzahlung schon an den oder die Künstler:in ausgezahlt wurde, ohne dass eine Freistellung beantragt wurde, kann diese Lizenzvergütung nicht ohne Abzug ausgezahlt werden. Vielmehr muss der oder die Vergütungsschuldner:in die Quellensteuer einbehalten und abführen. Der oder die Künstler:in kann sich die Steuer dann nur über das Erstattungsverfahren zurückholen.

Grundsätzlich ist das Freistellungsverfahren praktischer, da nicht erst abgeführt und wieder zurück überwiesen werden muss. Oft erfährt der oder die Künstler:in jedoch erst im Nachhinein, dass das jeweilige DBA eine Befreiung vorsieht, sodass dann nur noch das Erstattungsverfahren als Verfahren übrigbleibt.

Zudem müssen manchmal Gelder aus zuwendungsrechtlichen Gründen in einem bestimmten Zeitraum überwiesen werden. Wenn der Freistellungsbescheid bis zum Ende dieses Projektzeitraumes noch nicht da ist, müssen die Gelder an das BZSt überweisen werden und können nur durch das Erstattungsverfahren „zurückgeholt“ werden.

Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit dem Freistellungsverfahren bei (gem. § 50c Abs. 2 Nr. 1 EStG) Lizenzen (Nutzungsrechten), also der Konstellation, dass eine Befreiung nach DBA möglich ist (zu Befreiungsmöglichkeiten hier) und der oder die Künstler:in sich vor Zahlung der Lizenzvergütung von der Quellensteuer freistellen lassen möchte, damit die Lizenzzahlung von vornherein ohne Einbehaltung und Abzug durch den oder die Vergütungsschuldner:in zur Auszahlung kommt.

Im Folgenden wollen wir dich durch dieses Freistellungsverfahren führen. Du findest die Erläuterung der einzelnen Schritte/ Voraussetzungen und Fristen sowie die erforderlichen Dokumente, die du für die Einreichung des Antrages beim BZSt brauchst.

Zeitpunkt (!)

Der Verzicht vom Steuerabzug durch den oder die Vergütungsschuldner:in ist nur dann möglich, wenn dem oder der Vergütungsschuldner:in zum Zeitpunkt der Zahlung eine Freistellungsbescheinigung vorliegt.

Eine Freistellungsbescheinigung für die volle oder teilweise Freistellung vom Steuerabzug nach § 50a Abs. 1 EstG wird jedoch erst auf Antrag beim BZSt im Rahmen des Freistellungsverfahrens mit einer durchschnittlichen Dauer von drei Monaten erteilt (das Bundeszentralamt ist gem. §50c Abs. 2 S.6 EStG verpflichtet innerhalb von drei Monaten nach Vorlage aller erforderlichen Antragsunterlagen zu entscheiden).

Dabei beginnt der Gültigkeitszeitraum einer Freistellungsbescheinigung (sofern dem Antrag stattgegeben wird) in der Regel mit dem Datum des Antragseingangs beim BZSt und wird für eine Dauer von bis zu höchstens 3 Jahren erteilt (§ 50c Abs. 2 S.4 EStG).

Die Erteilung rückwirkender Freistellungsbescheinigungen ist nicht möglich. Der Antrag sollte daher rechtzeitig vor Beginn des beantragten Freistellungszeitraums gestellt werden und du solltest die mögliche Bearbeitungsdauer von ca. drei Monaten „im Kopf haben“.

Sofern die Erteilung der Freistellungsbescheinigung zu lange dauert (das Verfahren also noch offen ist), wird empfohlen die Vergütung unter Einbehaltung der Quellensteuer auszuzahlen und trotz des noch offenen Freistellungsverfahren einen Erstattungsantrag nach § 50c Abs. 3 EStG zu stellen (zum Erstattungsverfahren gelangst du hier). Dann können die abgezogenen und abgeführten Steuern durch den Erstattungsantrag gleich wieder zurückgeholt werden.  Das heißt, es sollte also auf das Erstattungsverfahren „umgesattelt“ werden, obwohl das Freistellungsverfahren noch läuft. Ansonsten droht neben der Festsetzungsverjährung bzgl. der Steueranmeldungen (§§ 169 ff. AO) auch Festsetzungsverjährung (vgl. BFH, Urteil vom 25.04.2018, I R 59/15, BStBl. II 2018, 624).

Sofern die Zeit dir die Wahl des Freistellungsverfahrens erlaubt, benötigst du folgende Dokumente als Voraussetzungen für das Freistellungsverfahren:

Ausfüllen des Freistellungsantrages

Die Freistellungsbescheinigung wird nur auf schriftlichen Antrag über das BZStOnline-Portal (BOP) erteilt. Den Antrag findest du hier: Antrag auf Entlastung (Erstattung/Freistellung) vom deutschen Steuerabzug gem. § 50c EStG (u.a. Lizenzen, Künstler, Sportler).

Das BZSt stellt eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Antragstellung zur Verfügung.

Der Antrag wird sowohl für das Erstattungs- als auch für das Freistellungsverfahren verwendet. Die Abschnitte, die das Erstattungsverfahren betreffen lässt du bitte frei. Zudem kreuzt du bitte nur den für dich jeweils vorliegenden Befreiungsgrund an (zu den Befreiungsmöglichkeiten s. hier).

Ansässigkeitsbescheinigung auf dem Antragsvordruck

Im Antrag findet sich der Abschnitt „Bestätigung der Steuerbehörde des Wohnsitzes des Antragsstellers“, die sogenannte „Ansässigkeitsbescheinigung“. Diesen Teil des Antrages lässt du bitte frei, da er von der Steuerbehörde des Wohnsitzstaates von dem oder der Antragssteller:in (also von dem oder der Künstler:in) vorzulegen und zu unterscheiben/stempeln ist. Sie dient dazu sicherzustellen, dass der oder die Künstler:in tatsächlich im Ausland ansässig ist und nicht zu Unrecht eine Freistellung von der Quellensteuer bekommt. Wichtig ist jedoch, dass die Bestätigung auf dem Antrag steht, der später auch ausgefüllt an das BZSt geht. Du füllst also zunächst den Antrag ordnungsgemäß aus und schickst diesen dann im Original an die ausländischen Künstler:innen, die den Antrag dann der Steuerbehörde des Wohnsitzstaates vorlegen. Diese füllt den Abschnitt zur Ansässigkeitsbescheinigung aus und sendet dir (oder den Künstlern oder Künstlerinnen und diese dann dir) das Original zurück.

Ausnahmen Ansässigkeitsbescheinigung auf dem Antragsvordruck

Frankreich: Die Praxis zeigt, dass französische Finanzbehörden sich regelmäßig weigern die Ansässigkeitsbescheinigung auf den deutschen Anträgen auszufüllen, sondern eine eigene „attestation fiscale“ ausstellen. Das ist beim BZSt auch bekannt und wird laut BZSt auch zu 99,9 Prozent so akzeptiert.

Vereinigte Staaten von Amerika: Eine Ausnahme bezüglich der Ansässigkeitsbescheinigung auf dem Antragsvordruck gilt auch für Antragsteller aus den Vereinigten Staaten von Amerika, hier genügt die separate Bescheinigung des IRS „Form 6166“
Die Zuständigkeit für die Ausstellung des Formulars „Form 6166“ liegt zentral beim Internal Revenue Service (IRS) in Philadelphia, PA. Hinweise über die Ausstellung der Ansässigkeitsbescheinigung hat die amerikanische Steuerbehörde IRS auf ihrer Homepage veröffentlicht.

Vollmacht

Antragsberechtigt für den Antrag auf Freistellung ist grundsätzlich nur der oder die Künstler:in. Er oder sie hat aber die Möglichkeit Dritte, also bspw. die Agentur oder den oder die Vergütungsschuldner:in mit der Vornahme von Verfahrenshandlungen zu bevollmächtigen. Den Vordruck zur Vollmacht findest du hier: Vollmacht.

Die Vollmacht ist dem Antrag im Original beizufügen.

Unterlagen für Sonderfall: Gesellschaft

Ist der oder die Vergütungsgläubiger:in eine Gesellschaft, gilt die Missbrauchsvermeidungsvorschrift gem. § 50 d Abs. 3 EstG. Diese verpflichtet die Antragsteller:innen, dem Antrag noch weitere Unterlagen zur Prüfung beizufügen. Zweck der Vorschrift ist die Vermeidung von Missbrauch des Steuererstattungsverfahrens. Es soll sichergestellt werden, dass die die Gesellschaft nicht missbräuchlich genutzt wird, nur um den Auslandsbezug herzustellen und somit an die Steuererstattung zu gelangen. 

Zunächst gilt es festzustellen, ob es sich bei dem oder der Antragsteller:in um eine Gesellschaft im Sinne des § 50 d Abs. 3 EStG handelt. Dies ist in der Regel dann anzunehmen, wenn es sich bei dem oder der Antragsteller:in um eine juristische Person handelt, oder um Rechtsträger, die für die Besteuerung wie juristische Personen behandelt werden (vgl. dazu auch Art.3 Abs. 1 Buchst. B) OECD-Musterabkommen und Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 24. Januar 2012).

Sofern du die Kriterien einer Gesellschaft im Sinne des § 50 d Abs. 3 erfüllst, sind dem Antrag zusätzlich folgende Unterlagen beizufügen:

• Handelsregisterauszug
• Organigramm (mit Angaben der prozentuellen Beteiligungsverhältnisse)
  • Bezüglich der konkreten Voraussetzungen für dieses Organigramm hält das BZSt sich sehr bedeckt und stellt diesbezüglich auch keine Vorlage zur Verfügung. Das Organigramm soll grafisch und überblicksartig die Beteiligungsverhältnisse der Gesellschaft darstellen. Es reicht also eine skizzenartige Darstellung/Mindmap.
• Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung des betreffenden Wirtschaftsjahres.

Ob die Unterlagen (insbesondere das Organigramm) zur Prüfung ausreichen, ist immer etwas einzelfallabhängig und hängt von der konkreten Situation und auch dem oder der jeweiligen Sachbearbeiter:in beim BZSt ab. Im Zweifel immer so ordentlich und genau wie möglich darstellen. Sollten die Unterlagen nicht ausreichen ist das aber auch kein Beinbruch, da das BZSt bei der Prüfung sich dann selbst meldet und etwaig erforderliche Unterlagen noch im Nachhinein anfordert.

Vertragskopie

Zudem ist eine Kopie des zwischen dem oder der Künstler:in und dem oder der Vergütungsschuldner:in geschlossenen (Lizenz)Vertrages einzureichen.

Achtung: Auch wenn eine Freistellungsbescheinigung vorliegt und der oder die Vergütungsschuldner:in die Quellensteuer daher nicht einbehalten und abführen muss, bewahrt es ihn oder sie nicht davor die Steuer anzumelden (sogenannte Nullmeldung).  Näheres zum Anmelde- und Abzugsverfahren findest du hier.

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Für Vergütungen, die eine gewisse Grenze nicht überschreiten, sieht das Gesetz unter bestimmten Voraussetzungen ein vereinfachtes Verfahren für die Freistellung vom Steuerabzug vor. Das vereinfachte Verfahren bietet ähnlich wie das Freistellungsverfahren die Möglichkeit, in bestimmten Fällen vom Steuerabzug (also Abführung der Steuer nach § 50a EstG) abzusehen. Anders als beim Freistellungsverfahren muss beim vereinfachten Verfahren jedoch der oder die im Ausland ansässige Vergütungsgläubiger:in (der oder die Künstler:in) bei dem Verfahren nicht mitwirken. Das bedeutet es entfällt

• sowohl die Notwendigkeit, dass die Steuerbehörde von dem oder der Vergütungsgläubiger:in den Freistellungsantrag hinsichtlich der Ansässigkeit im Ausland bestätigt
• als auch die Erteilung einer Vollmacht von dem oder der Vergütungsgläubigers:in.

Vielmehr kann der oder die Vergütungsschuldner:in unter bestimmten Voraussetzungen (zu den Voraussetzungen s.u.) den Steuerabzug bei bestimmten Vergütungen unterlassen oder weniger Steuern (nach niedrigerem Steuersatz) abführen. Das Verfahren ist also für den oder die Vergütungsschuldner:in mit deutlich weniger Aufwand verbunden und auch im Ablauf unkomplizierter als das Freistellungsverfahren, da der oder die Vergütungsschuldner:in alles selbst machen kann.

Wann kommt ein Freigrenzen-Verfahren in Betracht?

Vergütungen für Lizenzen/Nutzungsrechte
Gem. § 50c Abs.2 S.1 Nr.2 EStG muss es sich um Einkünfte im Sinne des § 50a Abs.1 S.3 Nr.3 EStG handeln. Die Regelung greift also nur bei Vergütungen für Lizenzen/Nutzungsrechte. Bei Darbietungen von Künstlern oder Künstlerinnen ist die Regelung zur Freigrenze nicht anwendbar. Der Grund liegt darin, dass der oder die Vergütungsschuldner:in bei Anwendung der Freigrenzen-Regelungen die Voraussetzungen für den Steuerabzug selbst prüft und den Steuerabzug selbst unterlässt bzw. die Abführung einer geringeren Steuer dann selbst durchführt. Diese steuerliche Einzelfallprüfung der Befreiungsvoraussetzungen ist bei Lizenzen unproblematischer als bei Vergütungen für künstlerische Darbietungen. Die rechtliche und tatsächliche Prüfung von einzelnen bestehenden Befreiungsmöglichkeiten bei künstlerischen Darbietungen ist für den oder die Vergütungsschuldner:in kaum möglich, so dass die Freigrenzen-Regelung hier nicht gilt.

Befreiung nach DBA
Wie auch bei dem “normalen“ Freistellungsverfahren, muss das jeweilige DBA natürlich auch beim Freigrenzen-Verfahren überhaupt eine teilweise oder vollständige Befreiung für die Lizenzvergütung vorsehen (näheres zu den Befreiungsvoraussetzungen bei Lizenzen hier).

Freigrenze EUR 10.000
Die Anwendung des vereinfachten Verfahrens gilt nur bis zu einer Freigrenze von EUR 10.000. Das heißt, dass die Vergütung von dem oder der Vergütungsschuldner:in an denselben oder dieselbe Künstler:in (beschränkt Steuerpflichtige:n) im Kalenderjahr EUR 10.000 nicht übersteigen darf (Freigrenze gilt für Vergütungen ab dem 31. Dezember 2023, davor EUR 5.000).

Hinweis: Die alte Regelung (Kontrollmeldeverfahren), wonach je Vergütungsschuldner:in eine Freigrenze von EUR 5.500 pro Einzelvergütung (pro Vertrag) und im Kalenderjahr bis zu EUR 40.000 pro Künstler:in (also mehrere Verträge auch von unterschiedlichen Auftraggebern oder Auftraggeberinnen) vorgesehen war, gilt nun nicht mehr.

Beachte: Die Regelung greift nur bis zu einer Vergütung von insgesamt EUR 5.000 pro Künstler:in und Kalenderjahr (für Vergütungen ab dem 31. Dezember 2023 liegt die Freigrenze bei EUR 10.000!). Sobald die Vergütung zuzüglich der dem oder der Künstler:in im selben Kalenderjahr von dem oder der Vergütungsschuldner:in bereits zugeflossenen Vergütungen EUR 5.000 übersteigt, ist gegebenenfalls der gesamte Steuerabzug (auch für die erste unter EUR 5.000 liegende Vergütung) nachzuholen (es ist eine Freigrenze – kein Freibetrag).

Beachte – Bemessungsgrundlage:

Bei den oben genannten Beispielen handelt es sich um eine Vergütung für Nutzungsrechte. Das bedeutet: Das komplette Honorar unterliegt dem Steuerabzug und ist zu 100 % Bemessungsgrundlage der Abzugsteuer. Somit sind für die Berechnung der Freigrenze auch alle gezahlten Honorare zu 100 % zu berücksichtigen. Anders liegt der Fall, wenn es sich im oben genannten Beispiel um eine Bühnenbildnerin handeln würde, die für die Erstellung und Rechteeinräumung an einem Bühnenbild vergütet wird (sog. gemischte Leistungen). Sofern keine gesonderte vertragliche Regelung vorliegt, wird in einem solchen Fall nämlich vermutet, dass 60 % des Honorars auf die Nutzungsrechte (Einräumung Nutzungsrechte an dem Bühnenbild) anfallen und 40 % auf die Werkerstellung (Erstellung des Bühnenbilds). Das heißt bei der Frage, ob die Freigrenze überschritten wird, müssten jeweils nur 60 % der Honorare berücksichtigt und zusammengerechnet werden, da nur 60 % der Honorare für Nutzungsrechte anfallen und damit Bemessungsgrundlage für die Abzugsteuer sind. Im abgewandelten Beispiel (Vergütung für gemischte Leistung) wäre also folgender Betrag für die Freigrenze relevant: 60 % von der ersten Vergütung im September (EUR 2.000) = EUR 1.200 + 60 % von der zweiten Vergütung im Oktober (EUR 3.000) = EUR 1.800 + 60 % von der dritten Vergütung im Dezember (EUR 2.000) = EUR 1.200, also insgesamt ein Honorarbetrag für Nutzungsrechte im Jahr 2021 von EUR 4.200. Da im abgewandelten Beispiel immer nur 60 % für die Freigrenze relevant sind, wird sie in diesem Fall also nicht überschritten.

Hinweis: Beträgt die Vergütung für Nutzungsrechte an eine:n Künstler:in aus dem Ausland über EUR 10.000 oder ist absehbar, dass die Zahlungen EUR 10.000 pro Vertragspartner pro Kalenderjahr (Freigrenze gilt für Vergütungen ab dem 31. Dezember 2023, davor EUR 5.000) übersteigen werden, kann von dem „normalen“ Freistellungsverfahren Gebrauch gemacht werden (anstelle des Erstattungsverfahrens) sofern das Honorar noch nicht ausbezahlt wurde.

Welche Schritte muss ich bei der Anwendung der Freigrenzen-Regelung beachten?

Einzelfallprüfung
Die Freigrenzen-Regelung darf nur angewendet werden, wenn alle oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Der oder die Vergütungsschuldner:in muss also sorgfältig prüfen, ob die obigen Voraussetzungen vorliegen, es sich also um Vergütungen für Nutzungsrechte/Lizenzen handelt, die Freigrenze von EUR 10.000 nicht überschritten wird und ob das einschlägige DBA eine vollständige und teilweise Befreiung für den Steuerabzug nach § 50a Abs. 1 Nr. 3 EStG vorsieht. Für diese Prüfung kann die Reststeuersatzliste zur Hilfe genommen werden.

Hinweis: Bei der Besteuerung von Lizenzgebühren nach Reststeuersätzen erfolgt die Besteuerung ohne Berücksichtigung des Solidaritätszuschlags. Sollte Deutschland nach den Bestimmungen in einem DBA (zum Beispiel DBA-Australien) ein Besteuerungsrecht von 5 % haben (vgl. Art. 12 Abs.1 DBA-Australien), sind auch nur dies 5 % abzuführen (ohne zusätzlichen SoliZ).

Die Liste der DBAs findest du hier.
Die Reststeuersatzliste findest du hier.

Weitere Pflichten

Anmeldung/ Nullmeldung
Wie oben schon angedeutet, vereinfacht die Freigrenzen-Regelung das Freistellungsverfahren. Die übrigen Anforderungen bleiben jedoch erhalten. Da genauso wie beim Freistellungsverfahren, die Steuer nach § 50a Abs. 1 Nr. 3 EStG für die jeweilige Vergütung ja eigentlich anfällt (weil Auslandsbezug vorliegt), muss diese auch ordnungsgemäß (wie beim normalen Steuerabzugsverfahren nach § 50a EstG) angemeldet werden.

Das heißt, du benötigst auch für das vereinfachte Verfahren eine BZSt-Steuernummer (näheres zum Antrag auf Erteilung einer BZSt- Steuernummer s. Steuerabzugsverfahren) und musst eine Steueranmeldung durchführen. Sofern die Voraussetzungen der Freigrenzen-Regelungen vorliegen und das jeweilige DBA eine vollständige Befreiung der Abzugsteuer vorliegt, erfolgt die Steueranmeldung in Höhe von 0 (sog. Nullmeldung). Sieht das jeweilige DBA einen reduzierten Steuersatz vor (siehe auch Reststeuersatzliste), muss die Anmeldung der niedrigeren Steuer erfolgen und die in einem Kalendervierteljahr angefallene geringere Steuer bis zum 10. des dem Kalendervierteljahr folgenden Monats an das Bundeszentralamt für Steuern abgeführt werden (Näheres zu den einzelnen Schritten der Steueranmeldung (ggf. auch Nullmeldung) und der Steuerabführung s. Steuerabzugsverfahren).

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit dem Erstattungsverfahren, also mit folgenden Konstellationen:

• Die Vergütung ist bereits an den oder die Künstler:in geflossen, die Steuer gem. § 50a EstG hätte einbehalten und abgeführt werden müssen.
• Die Freistellung wurde zwar vor Datum der Veranstaltung/des Auftritts beantragt (Näheres zum Freistellungsverfahren hier), die Freistellungsbescheinigung liegt/lag bei Auszahlung der Vergütung jedoch nicht vor, sodass die Quellensteuer abgeführt wurde.

Hinweis: Wenn die Steuer bereits hätte abführt werden müssen und dies noch nicht geschehen ist, muss dies ordnungsgemäß nachgeholt werden, um die Steuer dann im Rahmen des Erstattungsverfahrens zurückzubekommen (auch dann, wenn die Vergütung bereits an den oder die Künstler:in geflossen ist). Eine nachträgliche Freistellung ist nicht möglich, da diese nicht rückwirkend gilt (Näheres zum Freistellungsverfahren findest du hier). Selbst wenn du der Meinung bist, dass du die Steuer wieder zurückerstattet bekommst, musst du diese also zunächst abführen und dann das Erstattungsverfahren betreiben.

Im Folgenden wollen wir dich durch das Erstattungsverfahren beim BZSt führen. Du findest die Erläuterung der einzelnen Schritte/Voraussetzungen und Fristen sowie die erforderlichen Dokumente, die du für die Einreichung des Antrags beim BZSt brauchst.

Dokumente für die Einreichung des Erstattungsantrages beim BZSt

Du benötigst für die Einreichung des Antrags auf Erstattung der Abzugssteuer gem. § 50c Abs. 3 EStG beim BZSt folgende Unterlagen:

Vollmacht des Künstlers oder der Künstlerin

Grundsätzlich kann einen Antrag auf Freistellung oder Erstattung nur der oder die Künstler:in (Vergütungsgläubiger:in) nach § 50c Abs. 3 EstG stellen. Vergütungsschuldner:innen selbst sind nicht antragsberechtigt. Vergütungsgläubiger:innen können jedoch Vergütungsschuldner:innen zur Antragstellung und zur Vornahme von anderen Verfahrenshandlungen bevollmächtigen.

Da es für Vergütungsschuldner:innen deutlich einfacher ist den Antrag zu stellen, da er oder sie mit den deutschen Behörden/dem deutschen Verwaltungsverfahren etwas vertrauter sein wird, empfehlen wir das Erstattungsverfahren mittels Vollmacht auch vom Vergütungsschuldner:in durchführen zu lassen.

Den Vordruck für die Vollmacht findest du hier: Vollmacht.
Die Vollmacht ist dem Antrag im Original beizufügen.

Vertragskopie

Zudem ist eine Kopie des zwischen Künstler:in und Vergütungsschuldner:in geschlossenen Vertrages einzureichen.

Steuerbescheinigung

Dem Erstattungsantrag ist eine Steuerbescheinigung des Vergütungsschuldners oder der Vergütungsschuldnerin im Original beizufügen. Darin bescheinigt der oder die Vergütungsschuldner:in, dass die Abzugssteuer auch tatsächlich einbehalten und abgeführt wurde. Nach § 50a Abs. 5 S. 6 EStG ist der oder die Vergütungsschuldner:in verpflichtet, dem oder der beschränkt steuerpflichtigen Vergütungsgläubiger:in (also dem oder der Künstler:in) auf dessen Verlangen die geforderten Angaben zu bescheinigen. Den Vordruck für die Steuerbescheinigung findest du hier: Vordruck Steuerbescheinigung.

Antrag auf Erstattung über das BZStOnline Portal (BOP)

Den Antrag findest du hier: Antrag auf Entlastung (Erstattung/Freistellung) vom deutschen Steuerabzug gem. § 50c EStG (u.a. Lizenzen, Künstler, Sportler)

Das BZSt stellt eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Antragstellung bereit.

Ausfüllen des Antrags: Der Antrag wird sowohl für das Erstattungs- als auch für das Freistellungsverfahren verwendet. Die Abschnitte, die das Freistellungsverfahren betreffen lässt du bitte frei.
Zudem kreuze bitte nur den für dich jeweils vorliegenden Befreiungsgrund an.

Ansässigkeitsbescheinigung auf dem Antragsvordruck

Ganz unten auf dem genannten Antragsvordruck findet sich der Abschnitt „Bestätigung der Steuerbehörde des Wohnsitzes des Antragsstellers“, die sogenannte „Ansässigkeitsbescheinigung“.

Diesen Teil des Antrages lässt du bitte frei, da er von der Steuerbehörde des Wohnsitzstaates von dem oder der Antragssteller:in vorzulegen und zu unterscheiben/stempeln ist. Sie dient dazu sicherzustellen, dass die Künstler:innen tatsächlich im Ausland ansässig sind und nicht zu Unrecht eine Steuererstattung bekommen. Wichtig ist jedoch, dass die Bestätigung auf dem Antrag steht, der später auch ausgefüllt an das BZSt geht. Du füllst also zunächst den Antrag gem. Ziff. 3.4.1 ordnungsgemäß aus und schickst diesen dann im Original an die Steuerbehörde des Wohnsitzstaates. Diese füllt den Abschnitt zur Ansässigkeitsbescheinigung aus und sendet dir das Original zurück.

Zu den Ausnahmen (Ansässigkeitsbescheinigung)

Frankreich: Die Praxis zeigt, dass französische Finanzbehörden sich regelmäßig weigern, die Ansässigkeitsbescheinigung auf den deutschen Anträgen auszufüllen, sondern eine eigene „attestation fiscale“ ausstellen. Das ist beim BZSt bekannt und wird laut BZSt zu 99,9% auch so akzeptiert.

Vereinigte Staaten von Amerika: Eine Ausnahme gilt für Antragsteller:innen aus den Vereinigten Staaten von Amerika, hier genügt die separate Bescheinigung des IRS „Form 6166“.
Beachte: Die Zuständigkeit für die Ausstellung des Formulars „Form 6166“ liegt zentral beim Internal Revenue Service (IRS) in Philadelphia, PA. Hinweise über die Ausstellung der Ansässigkeitsbescheinigung hat die amerikanische Steuerbehörde IRS auf ihrer Homepage veröffentlicht.

Evtl. Inkassovollmacht

In Erstattungsfällen, in denen die Auszahlung an eine Person gewünscht ist, die nicht Vergütungsgläubiger:in (Künstler:in) ist, eine vom Vergütungsgläubiger erteilte Inkassovollmacht (also eine Bevollmächtigung von dem oder der Kontoinhaber:in zur Entgegenahme der Zahlung für den oder die Künstler:in) im Original.
Eine Vorlage findest du hier.

Unterlagen für Sonderfall: Gesellschaft

Ist der oder die Vergütungsgläubiger:in in einer Gesellschaft, gilt die Missbrauchsvermeidungsvorschrift gem. § 50 d Abs. 3 EstG. Diese verpflichtet den oder die Vergütungsgläubiger:in (Antragsteller:in), dem Antrag noch weitere Unterlagen zur Prüfung beizufügen. Zweck der Vorschrift ist die Vermeidung von Missbrauch des Steuererstattungsverfahrens. Es soll sichergestellt werden, dass die Gesellschaft nicht missbräuchlich genutzt wird, nur um den Auslandsbezug herzustellen und somit an die Steuererstattung zu gelangen. 

Zunächst gilt es festzustellen, ob es sich bei dem oder der Antragsteller:in um eine Gesellschaft im Sinne des § 50 d Abs. 3 EStG handelt. Dies ist in der Regel dann anzunehmen, wenn es sich bei dem oder der Antragsteller:in um eine juristische Person handelt, oder um Rechtsträger, die für die Besteuerung wie juristische Personen behandelt werden (vgl. dazu auch Art.3 Abs. 1 Buchst. B) OECD-Musterabkommen und Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 24. Januar 2012).

Sofern du die Kriterien einer Gesellschaft im Sinne des § 50 d Abs. 3 EstG erfüllst, sind dem Antrag zusätzlich folgende Unterlagen beizufügen:

• Handelsregisterauszug
• Organigramm (mit Angaben der prozentuellen Beteiligungsverhältnisse)
  • Bezüglich der konkreten Voraussetzungen für dieses Organigramm hält das BZSt sich sehr bedeckt und stellt diesbezüglich auch keine Vorlage zur Verfügung. Das Organigramm soll graphisch und überblicksartig die Beteiligungsverhältnisse der Gesellschaft darstellen. Es reicht also eine skizzenartige Darstellung/Mindmap.
• Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung des betreffenden Wirtschaftsjahres.

Ob die Unterlagen (insbesondere das Organigramm) zur Prüfung ausreichen, ist einzelfallabhängig und hängt von der konkreten Situation und auch dem oder der jeweiligen Sachbearbeiter:in beim BZSt ab. Im Zweifel immer so ordentlich und genau wie möglich darstellen. Sollten die Unterlagen nicht ausreichen ist das aber auch kein Beinbruch, da das BZSt bei der Prüfung sich dann selbst meldet und etwaig erforderliche Unterlagen noch im Nachhinein anfordert.

Frist

Die Frist für den Antrag auf Erstattung beträgt vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres in dem die Vergütungen bezogen worden sind, vgl. § 50 c Abs. 3 EStG.

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