Beantragung eines Schengen-Visums über eine externe Agentur, die von der jeweiligen deutschen Botschaft oder dem Konsulat offiziell mit der Bearbeitung von Schengen-Visumanträgen beauftragt ist.
Warum ist das so?
Wer nach Deutschland kommen will, muss, wenn Deutschland das Hauptreiseziel im Schengen-Raum ist, ein Schengen-Visum bei der deutschen Botschaft oder dem Konsulat des Landes beantragen, in dem sie oder er den Wohnsitz hat (oder dessen Staatsangehörigkeit sie oder er besitzt).
Über die Webseite des Auswärtigen Amtes kann man sich darüber informieren, welche deutsche Auslandsvertretung für die Ausstellung von Schengen-Visa zuständig ist.
In einigen Ländern haben die deutschen Botschaften und Konsulate externe Serviceagenturen beauftragt, eine Art Vorbearbeitung der Anträge auf Schengen-Visa vorzunehmen.
Vor Einleitung des Schengen-Verfahrens sollte man sich immer erkundigen, ob die Antragsbearbeitung über die Botschaft oder das Konsulat selbst oder die beauftragten externen Agenturen abgewickelt wird. Dies ist auf den Internetseiten der deutschen Botschaft oder des Konsulats des Landes angegeben, aus dem der Antrag gestellt wird. Wenn externe Agenturen mit der Bearbeitung von Schengen-Visumanträgen beauftragt werden, wird dies auf der Website immer ausdrücklich erwähnt.
Dieses Verfahren wird von mehr als 40 Ländern angewandt, sowohl von EU-Ländern (für dort lebende Drittstaatsangehörige) als auch von Nicht-EU-Ländern.
Ist es immer dieselbe Agentur?
Nein, es gibt verschiedene Agenturen. Es gibt jedoch drei große „Akteure“, die mit der Bearbeitung von Schengen-Visumanträgen für jeweils mehrere Länder beauftragt sind: VFS Global, TLScontact und Visametric. Die Botschaften beauftragen immer nur eine Agentur pro Land. Schengen-Visumanträge aus der Türkei werden über iData bearbeitet (nur für die Türkei beauftragt).
Was machen die Agenturen?
Die Agenturen prüfen, ob die Anträge alle erforderlichen Unterlagen enthalten und nehmen sie dann an. Sie sind verantwortlich für die Erfassung der biometrischen Daten und leiten alles an die Botschaft oder das Konsulat weiter. Die Agenturen sind nicht für die inhaltliche Bewertung der Anträge zuständig. Sie treffen keine Entscheidungen. Die Entscheidungen werden von den Sachbearbeiter:innen in den Botschaften und Konsulaten getroffen.
Welche Probleme können auftreten?
Manchmal sagen die Agenturen, es sei zu früh, um sich zu bewerben, und bieten einen Termin z. B. erst einen Monat vor der geplanten Reise an. In der Praxis kann ein Monat jedoch zu spät sein, um die Bestätigung noch rechtzeitig zu erhalten. Leider werden viele Reisen aus diesem Grund abgesagt.
Lösung: Schengen-Visa können bis zu sechs Monate vor Reiseantritt beantragt werden (gemäß der letzten Aktualisierung des Visakodex). Man kann auf sein Recht bestehen, den Antrag innerhalb der genannten Zeitspannen zu stellen und die Agenturen müssen dies akzeptieren. Wenn der Antrag einige Monate vor der Reise eingereicht wird, sind die Chancen auf eine rechtzeitige Prüfung wesentlich höher.
Manchmal teilen die Agenturen mit, dass die Unterlagen nicht vollständig seien und der Antrag nicht eingereicht werden kann. Manchmal verweisen sie dabei auf Unterlagen, die nicht zwingend erforderlich sind (z. B. die Verpflichtungserklärung), und weisen darauf hin, dass der Antrag nicht genehmigt werden könne.
Lösung: Leider sind die Sachbearbeiter:innen in den Agenturen nicht immer mit allen Regeln des Visakodexes vertraut. Um sicherzugehen, dass die Unterlagen vollständig sind, sollten die Webseiten der jeweiligen Botschaft oder des Konsulats geprüft werden, in unserem Leitfaden stehen ebenfalls Informationen zur Verfügung. Wer sich sicher ist, dass alle erforderlichen Unterlagen zusammengetragen wurden, kann darauf bestehen, den Antrag einzureichen; die Agentur muss ihn an die Botschaft oder das Konsulat weiterleiten.
Es kann vorkommen, dass die Agenturen nicht über Unterlagen informieren, die nicht erforderlich sind, die aber für die Bewilligung entscheidend sind. Einer der wichtigsten Aspekte, der für eine positive Entscheidung spricht, ist eine „positive Rückkehrprognose“. Dazu muss der Nachweis erbracht werden, dass der/die Antragstellende im Wohnsitzland verwurzelt ist und nach dem vorübergehenden Kurzaufenthalt im Schengen-Raum zurückkehren wird.
Lösung: Informationen stehen hier zur Verfügung; bei Künstlerkolleg:innen oder Kulturschaffenden nachzufragen, die über eine breite „Schengen-Historie“ verfügen, kann hilfreich sein.
Die Agenturen bieten möglicherweise „obligatorische“ Zusatzleistungen gegen recht hohe Gebühren an, z. B. für „VIP“- oder „Premium“-Pakete. Manchmal werden auch Gebühren erhoben, wenn erforderliche Unterlagen nachträglich eingereicht werden.
Lösung: Um diese Gebühren zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Antrag so früh wie möglich einzureichen und anhand der oben genannten Quellen immer wieder zu überprüfen, ob der Antrag vollständig ist.
Hinweis: Wenn man sich zu einem sehr späten Zeitpunkt bewirbt (z. B. 3 Wochen vor der Reise), garantiert ein VIP- oder Premium-Paket nicht, dass man rechtzeitig eine Rückmeldung erhält.